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Gesti�n Documental en Procesos Administrativos del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

 

Document Management in Administrative Processes of the Cotopaxi Fire Department: Pujil� and Saquisil� Cantons

 

Gest�o Documental em Processos Administrativos do Corpo de Bombeiros de Cotopaxi: Cant�es Pujil� e Saquisil�

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: irene.iza0904@utc.edu.ec

 

 

Ciencias T�cnicas y Aplicadas

Art�culo de Investigaci�n

 

* Recibido: 26 de mayo de 2025 *Aceptado: 24 de junio de 2025 * Publicado: �10 de julio de 2025

 

       I.          Universidad T�cnica de Cotopaxi, Ecuador

     II.          Universidad T�cnica de Cotopaxi, Ecuador.

   III.          Universidad T�cnica de Cotopaxi, Ecuador.

 

 

Resumen

La presente investigaci�n se desarroll� en el Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�. El objetivo principal fue diagnosticar la situaci�n actual sobre la gesti�n documental en los procesos administrativos. La metodolog�a se llev� a cabo bajo un enfoque cuantitativo, con un tipo de investigaci�n descriptiva-explicativa, y un dise�o de naturaleza transversal; as� mismo, se consider� una muestra censal basada en el conjunto de la poblaci�n, representada por 68 colaboradores administrativos y operativos. Por otra parte, se aplic� la encuesta que fue validada por expertos y como instrumento se utiliz� el cuestionario mediante una escala de Likert, que permiti� conocer e identificar la situaci�n actual de la gesti�n documental en relaci�n a los procesos administrativos en el Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�. Este estudio aborda las deficiencias criticas en la gesti�n documental identificadas, que el 45% carecen de respaldos digitales, el 50% no utiliza software especializado para la gesti�n documental y el 48% no realiza revisiones peri�dicas de los documentos. Estos resultados se sugiere la implementaci�n de soluciones tecnol�gicas y estrat�gicas. Con base a esto, se propone la adquisici�n de sistemas de respaldo digital (en la nube o servidores internos con programaci�n automatizada), la incorporaci�n de un software libre (Alfresco Community) que ayudara a mantener la informaci�n segura y ordenada, y la capacitaci�n constante del personal en el manejo de herramientas digitales, promoviendo as� la sostenibilidad y eficiencia organizacional.

Palabras Clave: Gesti�n documental; procesos administrativos.

 

Abstract

This research was conducted at the Cotopaxi Fire Department in the Pujil� and Saquisil� Cantons. The primary objective was to assess the current status of document management in administrative processes. The methodology used was quantitative, descriptive-explanatory research, and a cross-sectional design. A census sample of the entire population, represented by 68 administrative and operational staff, was used. A survey validated by experts was also used as an instrument, using a Likert-based questionnaire. This allowed for understanding and identifying the current status of document management in relation to administrative processes at the Cotopaxi Fire Department in the Pujil� and Saquisil� Cantons. This study addresses the critical deficiencies identified in document management: 45% lack digital backups, 50% do not use specialized document management software, and 48% do not conduct periodic document reviews. These results suggest the implementation of technological and strategic solutions. Based on this, we propose the acquisition of digital backup systems (in the cloud or on internal servers with automated scheduling), the incorporation of free software (Alfresco Community) to help keep information secure and organized, and ongoing staff training in the use of digital tools, thus promoting organizational sustainability and efficiency.

Keywords: Document management; administrative processes.

 

Resumo

Esta pesquisa foi realizada no Corpo de Bombeiros de Cotopaxi, nos Cant�es Pujil� e Saquisil�. O principal objetivo foi avaliar o estado atual da gest�o documental em processos administrativos. A metodologia utilizada foi a investiga��o quantitativa, descritivo-explicativa, com um desenho transversal. Foi utilizada uma amostra censit�ria de toda a popula��o, representada por 68 funcion�rios administrativos e operacionais. Utilizou-se tamb�m como instrumento um inqu�rito validado por especialistas, utilizando um question�rio do tipo Likert. Isto permitiu compreender e identificar o estado atual da gest�o documental em rela��o aos processos administrativos no Corpo de Bombeiros de Cotopaxi, nos Cant�es Pujil� e Saquisil�. Este estudo aborda as defici�ncias cr�ticas identificadas na gest�o documental: 45% n�o possui backups digitais, 50% n�o utiliza software especializado em gest�o documental e 48% n�o realiza revis�es peri�dicas de documentos. Estes resultados sugerem a implementa��o de solu��es tecnol�gicas e estrat�gicas. Com base nisto, propomos a aquisi��o de sistemas de backup digital (na cloud ou em servidores internos com agendamento automatizado), a incorpora��o de software livre (Alfresco Community) para auxiliar na manuten��o da seguran�a e organiza��o da informa��o e a forma��o cont�nua dos colaboradores na utiliza��o de ferramentas digitais, promovendo assim a sustentabilidade e a efici�ncia organizacional.

Palavras-chave: Gest�o documental; processos administrativos.

 

Introducci�n

En la actualidad, toda actividad administrativa requiere de un respaldo documental adecuado para garantizar un control efectivo de los procesos en una organizaci�n o departamento, la gesti�n documental es fundamental porque permite coordinar y controlar todos los aspectos relacionados con la creaci�n, recepci�n, organizaci�n, almacenamiento y preservaci�n de la informaci�n (Ledesma-Ramos, 2022). Este conjunto de actividades facilita la gesti�n documental, asegurando que los documentos ingresen y se direccionen de manera adecuada para agilizar los tr�mites.

Las instituciones p�blicas y privadas generan una gran cantidad de documentos en papel que necesariamente deben ser convertidos a informaci�n digital, para disminuir vol�menes de documentaciones en las dependencias que manejan documentaci�n en grandes cantidades (L�pez, 2020). En este sentido, Sanabria-Zotelo (2024) explica que la digitalizaci�n es una estrategia para optimizar los procesos administrativos y mejorar la competitividad de las instituciones en un mundo cada vez m�s interconectado y digitalizado.

En Am�rica Latina, la gesti�n documental enfrenta desaf�os significativos debido a la falta de pol�ticas p�blicas robustas y estandarizadas que promuevan la implementaci�n de sistemas de gesti�n documental modernos y digitales en instituciones p�blicas y privadas. Seg�n la CEPAL (2021), muchas organizaciones en la regi�n a�n dependen de procesos manuales y almacenamiento f�sico, lo que no solo ralentiza los tr�mites administrativos, sino que tambi�n incrementa el riesgo de p�rdida de informaci�n crucial.

De acuerdo a Aguiluz (2020) sostiene que, en el Hospital Roosevelt de Guatemala, los expedientes cl�nicos de los pacientes son resguardados en el Departamento de Registros M�dicos, donde deben exponer a una serie de problemas relacionados con la b�squeda, almacenamiento, preservaci�n y trazabilidad de estos documentos. Pese a contar con procedimientos establecidos, la acumulaci�n de documentos en formato f�sico dificulta su gesti�n. Del mismo modo, los expedientes se almacenan en estanter�as sin respaldo digital, lo que incrementa la vulnerabilidad de la informaci�n. La acumulaci�n de expedientes en formato f�sico genera una sobrecarga de papel, lo que deriva la dificultad para la localizaci�n de documentos, especialmente en situaciones que demandan respuestas inmediatas. La digitalizaci�n permitir� una gesti�n m�s �gil y accesible de los expedientes cl�nicos, facilitando su b�squeda y recuperaci�n. Esto tambi�n contribuir� a la reducci�n del espacio f�sico necesario para el almacenamiento.

Complementando a lo anterior, Mart�nez et al. (2021) elaboraron un sistema de administraci�n y gesti�n documental de emergencias para cuarteles de bomberos en la ciudad de Buenos Aires, Argentina.� A trav�s del dise�o de este sistema se busc� disminuir los per�odos de tiempo dedicados a recopilar y procesar informaci�n en cada una de las etapas de una emergencia. El sistema contribuy� a la unificaci�n de los datos y reducir los tiempos en que los bomberos deben ejercer responsabilidades administrativas.

En Ecuador, la gesti�n documental es un aspecto cr�tico tanto en instituciones p�blicas como privadas, debido al creciente volumen de documentaci�n y a la falta de infraestructura tecnol�gica adecuada. Seg�n Calva et al. (2023) muchas instituciones ecuatorianas, especialmente en el sector p�blico, carecen de sistemas digitalizados que permitan una gesti�n eficiente de documentos. Aunque existen normativas como la Ley Org�nica de Transparencia y Acceso a la Informaci�n P�blica (LOTAIP), su implementaci�n es desigual, ya que gran parte de las instituciones a�n no cuentan con procesos automatizados para garantizar el almacenamiento, trazabilidad y recuperaci�n de informaci�n.

Como explica Padilla (2019) en su trabajo de investigaci�n titulado: �La gesti�n documental como estructura en la eficiencia de las actividades en el sector p�blico�, encontr� que la implementaci�n de un sistema de gesti�n documental no solo mejor� la clasificaci�n y ordenaci�n de los documentos, sino que tambi�n redujo considerablemente los tiempos de respuesta a las solicitudes y foment� la transparencia y trazabilidad de los procesos administrativos.

En la Provincia de Cotopaxi, se se�ala que el problema de la gesti�n documental es la falta de recursos econ�micos, materiales y tecnol�gicos para conservar y gestionar la documentaci�n de forma eficiente y en condiciones f�sicas y digitales apropiadas, esta carencia podr�a perjudicar de forma importante la accesibilidad y demora en la ejecuci�n de los tr�mites administrativos y, por ende, ocasiona una mala atenci�n a los clientes (Cando y Viracocha, 2023). Por consiguiente, este aspecto refleja la necesidad de implementar estrategias integrales que permitan optimizar la asignaci�n de recursos y la modernizaci�n de los procesos documentales, considerando que una adecuada gesti�n documental no solo mejora los tiempos de respuesta, sino que tambi�n fortalece la calidad del servicio y la percepci�n de los usuarios sobre la instituci�n.

Ambuludi y Bautista (2019) analizaron la gesti�n documental en las unidades de educaci�n p�blica del sector San Felipe del Cant�n Latacunga, identificando que estas instituciones requieren adquirir nuevos conocimientos, ya que no han sido capacitados desde hace cinco a�os; al mismo tiempo, se confirm� la ausencia de una gu�a para la gesti�n documental, por lo que las personas encargadas de manejar este proceso, desarrollan y aplican su sistema de archivo particular.

A ra�z de todo lo anterior, en los �ltimos a�os los Cuerpo de Bomberos de los Cantones Pujil� y Saquisil�, provincia de Cotopaxi, enfrentan problemas en la gesti�n documental, los cuales afectan la eficiencia operativa y la calidad del servicio que ofrece a la comunidad. La unidad de archivo de la instituci�n recibe diariamente documentos que deben ser organizados y almacenados de manera adecuada para una r�pida y segura gesti�n. No obstante, pese a la existencia de manuales de procedimientos, el personal enfrenta limitaciones en la b�squeda, almacenamiento, trazabilidad y preservaci�n de estos documentos.

En consecuencia, la presente investigaci�n tiene como objetivo diagnosticar la situaci�n actual sobre la gesti�n documental en los procesos administrativos, que permitan mejorar las deficiencias de la organizaci�n, optimizar los procesos de b�squeda, recuperaci�n, preservaci�n y disposici�n de la informaci�n en los Cuerpos de Bomberos de los Cantones Pujil� y Saquisil�, provincia de Cotopaxi.

 

Fundamentos Te�ricos

Gesti�n

Contempla un contexto de evoluci�n donde los gerentes o supervisores tienen la misi�n de analizar e interpretar los desaf�os que deben interceder en los procesos, elaboraci�n de objetivos, verificaci�n de las acciones reales, la compresi�n de resultados y el establecimiento de estrategias para el crecimiento y desenvolvimiento empresarial (Torres y Pibaque, 2024). �

De acuerdo a Sequeda (2022), la gesti�n busca concretar un nivel �ptimo de eficiencia y eficacia, partiendo ante todo de una estructura formalizada que asegure un clima empresarial rentable, donde los colaboradores puedan ejercer sus tareas y responsabilidades sin ning�n tipo de obst�culo y en funci�n de los objetivos estrat�gicos.

Gesti�n documental

Para Mu�oz y Saltos (2022) la gesti�n documental es un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creaci�n, recepci�n, organizaci�n, almacenaje, preservaci�n, acceso y difusi�n de la documentaci�n. La gesti�n de la documentaci�n y de la informaci�n de una organizaci�n tiene que ir orientada a las personas que la utilizaron, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa dependiendo de su procedencia.

En lo que respecta a Ayerdi (2024) un sistema de gesti�n documental (DMS) es una soluci�n que permite almacenar, organizar y gestionar digitalmente los documentos de una organizaci�n facilitando su acceso y b�squeda adem�s ofrece funcionalidades como control de versiones flujos de trabajo colaboraci�n en tiempo real seguimiento cambio y gesti�n de permisos de acceso.

 

 

Beneficios de la gesti�n documental

Una gesti�n documental adecuada genera innumerables beneficios, entre los cuales se encuentran la satisfacci�n de los clientes, el ahorro total, incremento en la motivaci�n de los trabajadores y efectivo cumplimiento de las normas legales (Ayerdi, 2024).

Figura 1

Beneficios de la Gesti�n Documental

Beneficios de la Gesti�n Documental
	La gesti�n documental busca organizar y almacenar documentos de forma eficiente.		Facilita la b�squeda y verificaci�n de informaci�n mediante t�rminos clave, categor�as o fechas.
	Establece el tiempo de conservaci�n de documentos, principalmente. Algunos pueden eliminar al corto plazo o largo plazo.		La gesti�n documental elimina lo innecesario, mejorando la eficiencia y evitando acumulaciones.
	Aseguramiento de los documentos m�s valiosos. Pueden incluirse archivos hist�ricos, documentos estrat�gicos y registros legales.		La gesti�n documental se interrelaciona con la automatizaci�n de trabajo.

Nota. Beneficios de la gesti�n documental. Elaborado con la ayuda de la IA, a partir de (Ayerdi, 2024).

 

Proceso Administrativo

El proceso administrativo es fundamental para el �xito y prestigio empresarial, convirti�ndose en un elemento clave para la gerencia organizacional y el desarrollo interno de los negocios (Delgado y Anchundia, 2023).

Romero y Cardona (2023) describen que las tareas organizacionales recaen en el proceso administrativo, con lo cual un gerente se ve en la necesidad de contar con perfiles que tengan cualidades de planificaci�n, organizaci�n, direcci�n y control. De esta manera, los mencionados autores profundizan en cada uno de los elementos que destacan al proceso administrativo:

Figura 2

Elementos del proceso administrativo

Elementos del Procesos Administrativos
	La planificaci�n gu�a a la organizaci�n para alcanzar sus objetivos, estrategias y acciones.		Es el proceso que organiza recursos y actividades para que la empresa cumpla con sus metas y objetivos.
	La direcci�n se centra en los procesos de liderazgo, supervisi�n y gu�a del personal para alcanzar las metas de la organizaci�n.		El control asegura que las actividades se ejecuten seg�n lo planificado para cumplir los objetivos de la empresa.

Nota. Elementos del proceso administrativo. Elaborado con la ayuda de la IA, a partir de (Romero-Gonz�lez & Cardona , 2023)

Influencia de la gesti�n documental en el proceso administrativo

����������� La gesti�n documental tiene un impacto significativo en el proceso administrativo, maximizando as� la transparencia, eficiencia y seguridad en las operaciones de la empresa o instituci�n. Cuando se organiza y controla la documentaci�n de forma satisfactoria, se procede a una agilizaci�n de los tramites, disminuye los tiempos de b�squeda, se asegura el cumplimiento normativo, y existe una optimizaci�n en los flujos de trabajo (Chavarria, 2024).

Tecnolog�as de la Informaci�n (TI) en la gesti�n documental

Las Tecnolog�as de la Informaci�n (TI) desempe�an un papel clave en la gesti�n documental, ya que proporcionan las herramientas necesarias para organizar, almacenar, recuperar y proteger la informaci�n de manera m�s eficiente. En un contexto donde las organizaciones enfrentan un volumen creciente de documentos, las TI permiten automatizar procesos complejos que, de otra forma, demandar�an un alto consumo de tiempo y recursos. La implementaci�n de sistemas inform�ticos de gesti�n documental facilita la digitalizaci�n de archivos f�sicos, eliminando las limitaciones del papel, y habilita el acceso r�pido y seguro a la informaci�n desde cualquier lugar, promoviendo as� la productividad y la toma de decisiones informadas. Adem�s, las plataformas digitales garantizan la integridad y trazabilidad de los documentos, lo que es fundamental para cumplir con normativas legales y est�ndares de calidad (Centeno et al., 2022).

Digitalizaci�n y automatizaci�n de documentos�

La automatizaci�n y digitalizaci�n de documentos se presentan como soluciones esenciales para superar este reto, permitiendo a las organizaciones transformar su manejo de informaci�n de formas que antes eran inimaginables. Al convertir los documentos de formatos f�sicos y anal�gicos a digitales y al automatizar los procesos documentales, las empresas no solo optimizan sus flujos de trabajo, sino que tambi�n mejoran su accesibilidad, seguridad y capacidad de an�lisis de datos (Santos, 2025). Estas tecnolog�as no son solo una tendencia pasajera, representan un cambio fundamental en c�mo las empresas operan, se comunican y toman decisiones basadas en la informaci�n.

 

Metodolog�a

Este estudio se fundamenta en un enfoque cuantitativo de tipo descriptivo-explicativo, el cual permite analizar de manera sistem�tica el impacto de la gesti�n documental en los procesos administrativos del Cuerpo de Bomberos de Pujil� y Saquisil�, provincia de Cotopaxi. La elecci�n de este m�todo responde a la necesidad de cuantificar variables clave y establecer relaciones estad�sticamente significativas entre ellas, tal como lo sugieren Murillo et al. (2023). Los resultados se presentan mediante gr�ficos que facilitan la visualizaci�n de los datos recopilados, ofreciendo una base emp�rica s�lida para la toma de decisiones.

El dise�o de investigaci�n adoptado es de naturaleza transversal descriptiva-explicativa, siguiendo las recomendaciones de Guevara et al. (2020). Este dise�o resulta particularmente adecuado para describir el estado actual de los procesos documentales en la instituci�n, al tiempo que busca explicar las causas subyacentes a las ineficiencias detectadas. La recolecci�n de datos se realiz� durante el a�o 2025, lo que permiti� capturar una instant�nea precisa de las pr�cticas y desaf�os en un per�odo espec�fico.

La poblaci�n de estudio estuvo conformada por la totalidad del personal del Cuerpo de Bomberos, sumando 68 colaboradores, entre administrativos (28%) y operativos (72%). Se opt� por un censo en lugar de un muestreo, decisi�n que garantiza la representatividad de los resultados y permite un an�lisis integral de las din�micas institucionales. Esta aproximaci�n metodol�gica asegura que los hallazgos reflejen fielmente la realidad de la organizaci�n, sin dejar fuera a ning�n sector relevante.

Para la recolecci�n de datos, se emple� como t�cnica principal la encuesta estructurada, utilizando un cuestionario con 38 �tems cerrados basados en una escala Likert de cinco puntos. Las variables evaluadas incluyeron la frecuencia de p�rdida documental, los tiempos promedio de recuperaci�n de expedientes y el nivel de satisfacci�n con los sistemas actuales. La validaci�n del instrumento se llev� a cabo mediante juicio de expertos, con la participaci�n de tres especialistas en gesti�n documental.

 

La metodolog�a empleada en este estudio proporciona una base s�lida para entender c�mo la gesti�n documental impacta los procesos administrativos en el Cuerpo de Bomberos. Los resultados no solo identifican �reas de mejora, sino que tambi�n establecen correlaciones cuantificables que pueden guiar intervenciones futuras, contribuyendo as� a la optimizaci�n de los servicios de emergencia en contextos similares.

Poblaci�n

La siguiente tabla presenta la distribuci�n del personal encuestado en el Cuerpo de Bomberos de los cantones Pujil� y Saquisil�, provincia de Cotopaxi. Los datos reflejan la estructura organizacional de ambas instituciones, diferenciando entre cargos administrativos y operativos. En total, se encuest� a 68 funcionarios, de los cuales 37 corresponden a personal operativo en Pujil� y 10 en Saquisil�, mientras que el �rea administrativa cuenta con 19 colaboradores distribuidos entre ambos cantones. Esta informaci�n resulta fundamental para contextualizar los resultados del estudio, ya que evidencia la composici�n del equipo involucrado en los procesos de gesti�n documental analizados.

 

Tabla 1

Cuerpo de Bomberos de los Cantones Pujil� y Saquisil�

CARGO	CANTIDAD
SAQUISIL�
Comandante Administrativos	1 6
Personal Operativos	10
PUJIL�   Subteniente Administrativos�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������	1 13
Personal Operativos	37
Total	68

Nota. Personal encuestado en las 2 instituciones de los Cantones Pujil� y Saquisil�, Provincia de Cotopaxi

 

Resultados

Mediante los datos obtenidos en la investigaci�n, se seleccionaron las preguntas m�s relevantes de cada dimensi�n relacionadas con las dos variables principales: gesti�n documental y procesos administrativos, correspondientes a ambas instituciones analizadas. Para comprender de manera minuciosa la relaci�n e impacto entre estas dos variables, fue propicio clasificar a la gesti�n documental en cuatro dimensiones importantes (Organizaci�n y Clasificaci�n Documental, Acceso, Recuperaci�n y Conservaci�n Documental, Uso de Tecnolog�a en Gesti�n Documental, y Normativa y Control Documental). Por su parte, la variable procesos administrativos se estructur� en otras cuatro dimensiones (Planificaci�n Administrativa Documental, Clima Organizacional, Direcci�n y Liderazgo, y Control de Procesos Documentales). A continuaci�n, se detallan los resultados m�s relevantes de cada una de las dimensiones estudiadas.

 

 

 

 

 

 

 

 

Variable: Gesti�n Documental

Dimensi�n: Organizaci�n y Clasificaci�n Documental.

Figura 3
Clasificaci�n de documentos por tipo, fecha o �rea

Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

An�lisis

����������� En la Figura 3, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �De acuerdo� (31%) y �Totalmente de acuerdo� (24%) teniendo un total del (55%) evidenciando una tendencia favorable en la clasificaci�n documental, ya sea por tipo, fecha o �rea, permite mantener la informaci�n organizada dentro de la instituci�n, facilitando el acceso, la consulta y una mejor gesti�n de los documentos.

Dimensi�n: Acceso, Recuperaci�n y Conservaci�n Documental.

 

 

 

 

 

Figura 4
Respaldos digitales peri�dicos en las instituciones

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���� Nota. Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

 

An�lisis

En la Figura 4, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �En desacuerdo� (24%) y �Totalmente en desacuerdo� (21%) teniendo un total del (45%) evidenciando una tendencia desfavorable en los respaldos digitales, indica que en la instituci�n no se est�n haciendo respaldos de manera regula, lo que puede generar perdida de informaci�n importante si ocurre una falla t�cnica o un error humano. Utilizar herramientas de almacenamiento digital para realizar respaldos ya sea en la nube o en servidores internos (Google Drive, OneDrive o Dropbox), y capacitar al personal sobre c�mo y cu�ndo deben guardar copias de seguridad.

Dimensi�n: Uso de Tecnolog�a en Gesti�n Documental

 

 

 

 

 

 

 

Figura 4

Uso de software para la gesti�n documental en las instituciones

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Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

An�lisis

����������� En la Figura 5, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �En desacuerdo� (28%) y �Totalmente en desacuerdo� (22%) teniendo un total del (50%) evidenciando resultados que muestran con tendencia desfavorable indicando que una parte del personal no utiliza software para la gesti�n documental, aunque podr�a haber herramientas tecnol�gicas disponibles, no todo el personal de la instituci�n las conoce o utilizan, lo que podr�a generar problemas como la perdida de informaci�n, duplicaci�n de archivos, desorganizaci�n y poca eficiencia en los procesos institucionales. Los factores determinantes para que se de estas situaciones se debe a la falta de acceso a herramientas modernas, por lo que se recomienda la implementaci�n de Alfresco Community Edition, una versi�n gratuita y de c�digo abierto que permite el control y la gesti�n eficiente de los documentos institucionales.�

Dimensi�n: Normativa y Control Documental

 

 

 

 

 

Figura 5

Existe normativa clara para archivar los documentos f�sicos y digitales

 

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Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

An�lisis

����������� En la Figura 6, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �De acuerdo� (32%) y �Totalmente de acuerdo� (19%) teniendo un total del (51%) evidenciando una tendencia favorable indicando si existen normas claras para archivar los documentos f�sicos y digitales, establecen lineamientos claros para el archivo documental, lo cual es positivo para la organizaci�n y preservaci�n de la informaci�n institucional.

Variable: Procesos Administrativos�

Dimensi�n: Planificaci�n administrativa documental

 

 

 

 

 

 

 

Figura 6

Planificaci�n peri�dica de la revisi�n y organizaci�n de archivos f�sicos y digitales

Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

An�lisis

En la Figura 7, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �En desacuerdo� (19%) y �Totalmente en desacuerdo� (29%) teniendo un total del (48%) evidenciando resultados que muestran con tendencia desfavorable indicando casi la mitad del personal no se realiza un proceso sistem�tico y planificado para mantener actualizados y ordenados los archivos. Se recomienda establecer un cronograma institucional de revisi�n documental, acompa�ado de lineamientos claros y responsables asignados, con el fin de asegurar una gesti�n documental eficiente y continua.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dimensi�n: Clima Organizacional

Figura 7

Las instalaciones y herramientas para trabajar son adecuadas

Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

An�lisis

En la Figura 8, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �De acuerdo� (31%) y �Totalmente de acuerdo� (19%) teniendo un total del (51%) evidenciando una tendencia, indicando que la instituci�n cuenta con instalaciones y herramientas adecuadas para trabajar. Contar con estos recursos es fundamental para garantizar un buen rendimiento laboral y un ambiente de trabajo seguro y c�modo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Dimensi�n: Direcci�n y Liderazgo

Figura 8
Satisfacci�n con la forma que organiza la documentaci�n en el �rea de trabajo

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���������������� Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

An�lisis

����������� En la Figura 9, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �De acuerdo� (29%) y �Totalmente de acuerdo� (16%) teniendo un total del (45%) evidenciando una tendencia favorable indicando que la mayor�a del personal de la instituci�n se encuentran satisfechos con la organizaci�n de sus documentos en su �rea de trabajo, aunque es importante seguir mejorando para que el acceso a la documentaci�n sea m�s r�pido y eficiente para todos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dimensi�n: Control de Procesos documentales

Figura 9
Para el almacenamiento cuenta con protecci�n contra humedad o fuego

 

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Nota. Informaci�n tomada del Cuerpo de Bomberos Cotopaxi: Cantones Pujil� y Saquisil�

An�lisis

En la Figura 10, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las siguientes opciones �De acuerdo� (31%) y �Totalmente de acuerdo� (19%) teniendo un total del (51%) evidenciando una tendencia favorable lo cual indica que est�n tomando medidas adecuadas en cuanto a la seguridad del almacenamiento de protecci�n contra la humedad o el fuego. Es importante seguir mejorando estos espacios para que est�n m�s protegidos ante posibles riesgos externos.

Discusi�n:

Los hallazgos obtenidos en el estudio revelaron datos significativos sobre la gesti�n documental en los Cuerpos de Bomberos de Bomberos de Pujil� y Saquisil�. En relaci�n con la organizaci�n y clasificaci�n documental, se observ� que el 55% del personal (31% de acuerdo + 24% totalmente de acuerdo) confirm� que los documentos se clasifican adecuadamente por tipo, fecha o �rea (Figura 3). Este resultado indica que la instituci�n cuenta con procesos b�sicos de ordenamiento, lo que facilita el acceso a la informaci�n.

Respecto a la conservaci�n y respaldo de documentos, los datos mostraron un panorama preocupante: el 45% de los encuestados (24% en desacuerdo + 21% totalmente en desacuerdo) admiti� que no se realizan respaldos digitales peri�dicos (Figura 4). Esta situaci�n incrementa el riesgo de p�rdida de informaci�n cr�tica ante fallas t�cnicas o desastres naturales. Adem�s, el 50% del personal (28% en desacuerdo + 22% totalmente en desacuerdo) manifest� no utilizar software especializado para la gesti�n documental (Figura 5), lo que sugiere una dependencia de m�todos manuales y una falta de modernizaci�n en los procesos.

En cuanto a la planificaci�n administrativa, el 48% de los participantes (19% en desacuerdo + 29% totalmente en desacuerdo) se�al� que no existe una revisi�n peri�dica de archivos f�sicos y digitales (Figura 7). Esto refleja una carencia de protocolos sistem�ticos para mantener actualizados los documentos, lo que podr�a derivar en acumulaci�n innecesaria y dificultades para localizar informaci�n.

Por otro lado, aunque el 51% (32% de acuerdo + 19% totalmente de acuerdo) reconoci� la existencia de normas claras para archivar documentos (Figura 6), los resultados globales evidencian una brecha entre las pol�ticas establecidas y su aplicaci�n efectiva, especialmente en lo referente a digitalizaci�n y automatizaci�n de procesos.

Finalmente, se identificaron aspectos positivos en la infraestructura y seguridad. El 51% del personal (31% de acuerdo + 19% totalmente de acuerdo) confirm� que los espacios de almacenamiento cuentan con protecci�n contra humedad y fuego (Figura 10), garantizando condiciones adecuadas para la preservaci�n f�sica de documentos. Asimismo, el 45% de los encuestados (29% de acuerdo + 16% totalmente de acuerdo) expres� satisfacci�n con la organizaci�n documental en sus �reas de trabajo (Figura 9), lo que indica un ambiente favorable para implementar mejoras.

En la investigaci�n se evidencia un escenario contrastante en la gesti�n documental del Cuerpo de Bomberos de Pujil� y Saquisil�. Por un lado, se identifican pr�cticas organizativas bien establecidas, como la clasificaci�n documental por tipo, fecha o �rea, respaldada por normas claras de archivo. Este aspecto resulta alentador, ya que una estructura documental bien definida facilita la recuperaci�n eficiente de informaci�n y reduce tiempos de respuesta en situaciones cr�ticas. Sin embargo, persisten desaf�os significativos, especialmente en la adopci�n de tecnolog�as digitales. La falta de respaldos peri�dicos y el escaso uso de software especializado reflejan una brecha tecnol�gica que podr�a comprometer la seguridad y disponibilidad de los documentos, coincidiendo con lo reportado por Aguiluz (2020) en contextos similares.

Uno de los hallazgos m�s preocupantes es la ausencia de planificaci�n sistem�tica para la revisi�n y organizaci�n de archivos. Casi la mitad del personal indic� que no existen procesos estructurados para mantener actualizados los documentos, lo que genera acumulaci�n innecesaria y dificulta su localizaci�n. Esta situaci�n se agrava por la falta de capacitaci�n en herramientas digitales, un problema ya se�alado por Ambuludi y Bautista (2019) en instituciones p�blicas de la regi�n. Aunque las instalaciones f�sicas cuentan con medidas b�sicas de protecci�n contra humedad e incendios, la dependencia excesiva de formatos f�sicos incrementa los riesgos de p�rdida de informaci�n, especialmente en una instituci�n cuyas operaciones dependen de datos accesibles y confiables.

En contraste, la percepci�n positiva del personal respecto a las condiciones laborales y la organizaci�n interna sugiere que existe una base s�lida para implementar mejoras. Los altos niveles de satisfacci�n en estas dimensiones demuestran que, con las intervenciones adecuadas, ser�a posible modernizar los procesos sin resistencia significativa. La experiencia de Mart�nez et al. (2021) en cuarteles de bomberos de Buenos Aires confirma que la digitalizaci�n y automatizaci�n documental no solo optimizan los tiempos de respuesta, sino que tambi�n liberan recursos humanos para funciones operativas prioritarias.

Se destaca la urgencia de adoptar un sistema integrado de gesti�n documental que combine capacitaci�n, herramientas tecnol�gicas accesibles (como software de c�digo abierto) y protocolos estandarizados. La transici�n hacia un modelo digital no solo resolver�a las debilidades actuales, sino que tambi�n alinear�a a la instituci�n con est�ndares internacionales de eficiencia y transparencia, tal como lo se�ala el estudio de Campos-D�vila et. al. Futuras investigaciones podr�an evaluar el impacto de estas intervenciones en la reducci�n de tiempos administrativos y la mejora en la calidad del servicio comunitario.

 

 

 

 

 

 

Conclusiones

El estudio confirma que la gesti�n documental constituye un pilar fundamental para la eficiencia operativa del Cuerpo de Bomberos de Pujil� y Saquisil�. Los hallazgos revelan que, si bien la instituci�n cuenta con bases organizativas s�lidas, persisten desaf�os cr�ticos que requieren atenci�n inmediata. La principal vulnerabilidad radica en la brecha tecnol�gica, manifestada en la falta de respaldos digitales, subutilizaci�n de software especializado y ausencia de revisiones peri�dicas documentales, factores que comprometen la seguridad, accesibilidad y trazabilidad de la informaci�n en una organizaci�n donde la pronta disponibilidad de datos puede ser vital.

Las bases organizativas s�lidas (clasificaci�n documental, normativas e infraestructura adecuada) deben aprovecharse como plataforma para estandarizar protocolos. Se propone desarrollar un manual operativo con: cronogramas de revisi�n documental, flujos de trabajo digitalizados y m�tricas de evaluaci�n peri�dica, asegurando la sostenibilidad de las mejoras.

La superaci�n de las actuales limitaciones no solo optimizar�a los procesos internos, sino que posicionar�a a la instituci�n como referente en gesti�n documental para organismos p�blicos con recursos limitados, impactando directamente en la calidad del servicio comunitario. Futuras investigaciones deber�n evaluar el impacto concreto de estas intervenciones, especialmente en escenarios de emergencia donde la gesti�n �gil de informaci�n puede salvar vidas.

La optimizaci�n documental trasciende la eficiencia administrativa: en organismos de emergencia, agilizar el acceso a informaci�n cr�tica (historiales de incidentes, registros de equipos) puede reducir tiempos de respuesta operativa. Esto posicionar�a al Cuerpo de Bomberos como modelo de gesti�n p�blica innovadora, sugiri�ndose r�plicas pilotos en otras dependencias de la provincia.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Referencias

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