Revista Polo del Conocimiento


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Anlisis de mejora continua para un sistema de control de inventarios en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil

 

Analysis of continuous improvement for an inventory control system in transport companies in the city of Guayaquil

 

Anlise de melhoria contnua para um sistema de controle de estoque em empresas de transporte na cidade de Guayaquil

Joselyn Anah Gonzlez-Baquerizo I
ja.gonzalez@istvr.edu.ec
https://orcid.org/0000-0002-7417-579X
Miguel Alejandro Estfano-Almeida II
mestefano@istvr.edu.ec
https://orcid.org/0000-0003-4246-8958
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Correspondencia: [email protected]

 

 

Ciencias Tcnicas y Aplicadas

Artculo de Investigacin

 

* Recibido: 23 de septiembre de 2022 *Aceptado: 18 de octubre de 2022 * Publicado: 15 de noviembre de 2022

 

 

        I.            Instituto Superior Tecnolgico Vicente Rocafuerte ISTVR, Guayaquil, Ecuador.

     II.            Gestor de Vinculacin y Docente / Instituto Superior Tecnolgico Vicente Rocafuerte ISTVR, Guayaquil, Ecuador.

 

 

 


 

Resumen

El presente artculo carece la necesidad de implementar un control de inventario en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil, en vista de la necesidad reducir sus prdidas de inventario a causa de mala gestin de sus almacenes que se presenta; pues como sabemos es de suma importancia establecer en toda organizacin el uso de controles a los procesos de gestin en los inventarios, para no generar contingencias posteriores como son las prdidas de las inventario; para poder restablecer ello se busca mejorar los mecanismos de control. En carencia de un sistema de control de los inventarios para reducir las prdidas de inventarios, se propuso el mejoramiento de los mecanismos de control en donde se desarrollaron procesos, funciones para que permita las compaas de transporte tenga un mejor control de los activos como tambin la realizacin de actividades del personal y se tome decisiones apropiadas en cuanto a los inventarios para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin.

Palabras clave: Control; Sistema; Transporte.

 

Abstract

This article lacks the need to implement inventory control in transport companies in the city of Guayaquil, in view of the need to reduce their inventory losses due to mismanagement of their warehouses that is presented; Well, as we know, it is extremely important to establish in every organization the use of controls for inventory management processes, so as not to generate subsequent contingencies such as inventory losses; In order to restore this, the aim is to improve the control mechanisms. In the absence of an inventory control system to reduce inventory losses, it was proposed to improve control mechanisms where processes and functions were developed to allow transportation companies to have better control of assets as well as the carrying out activities of the personnel and making appropriate decisions regarding inventories for the fulfillment of the objectives of the organization.

Keywords: Control; System; Transportation.

 

 

 

Resumo

Este artigo carece da necessidade de implementar o controle de estoque em empresas de transporte na cidade de Guayaquil, tendo em vista a necessidade de reduzir suas perdas de estoque devido m gesto de seus armazns que se apresenta; Pois bem, como sabemos, de extrema importncia estabelecer em toda organizao a utilizao de controles para os processos de gesto de estoque, de forma a no gerar contingncias posteriores como perdas de estoque; Para restaurar isso, o objetivo melhorar os mecanismos de controle. Na ausncia de um sistema de controle de estoque para reduzir as perdas de estoque, foi proposto melhorar os mecanismos de controle, onde foram desenvolvidos processos e funes para permitir que as empresas de transporte tenham um melhor controle dos ativos, bem como a realizao das atividades do pessoal e a tomada de decises adequadas em relao aos estoques para o cumprimento dos objetivos da organizao.

Palavras-chave: Controle; Sistema; Transporte.

 

Introduccin

Uno de los mayores problemas que tiene las empresas de transporte es el sistema de control de inventarios en sus repuestos e inventarios, donde se observ diferencias entre los recursos fsicos que se encuentran en el almacn y el registro que consta en el sistema, adems de analizar el tema de las funciones documentadas para esta actividad en la organizacin.

Los beneficiarios de la investigacin, son los clientes de las compaas de transporte de la ciudad de Guayaquil, sus propietarios y el personal que labora en ella, ya que se evitar el incumplimiento de las ventas y la falta de transparencia financiera del activo corriente, que impacta de manera negativa en la liquidez de la organizacin, por lo tanto, al contar con un modelo de mejora continua, se lograr el fortalecimiento del sistema de control de inventarios de mquinas soldadoras y repuestos en la empresa.

Este trabajo investigativo consiste en desarrollar una propuesta de mejora continua del sistema de control de inventarios en compaas de transportes en la ciudad de Guayaquil. Al respecto, los objetivos especficos siguientes: efectuar la conceptualizacin de las variables inherentes a la mejora continua y al sistema de control de inventarios, realizar el diagnstico del sistema de control de inventarios y proponer el modelo de mejora continua, como base para el fortalecimiento del sistema de control de inventarios en compaas de transportes.

Los inventarios tienen su origen en los egipcios y pueblos de la antigedad, en donde se tena por costumbre almacenar cantidades grandes de alimentos que seran utilizados posteriormente en los tiempos de sequias o calamidades. De manera que, el origen de mantener un control de los inventarios surgi debido al problema de los escases que se puede presentar en diferentes perodos, por lo que, al mantener almacenado los productos podan mantenerse los negocios y continuar con el desarrollo de las actividades operativas. Es decir, el sistema de inventarios permiti desde la antigedad el almacenamiento de bienes y alimentos para poder sobrevivir (Durn, Y., 2018).

Uno de los problemas se circunscribe en el sistema de control de inventarios en las compaas de transportes de la ciudad de Guayaquil, donde se observ diferencias entre los recursos fsicos que se encuentran en el almacn y el registro que consta en el sistema, adems, que no hay funciones definidas para esta actividad en la organizacin.

Otro de los problemas que existe es no han podido realizar un levantamiento de inventarios, durante el ao 2020 y 2021, a lo que se aade las fallas en el sistema informtico en donde se mantienen los mismos, pero la causa principal es que la organizacin no cuenta con una persona que se encargue totalmente de la actividad de la gestin de inventarios.

Las consecuencias de esta problemtica que afecta al sistema de control de inventarios en las compaas de transporte se pueden observar en las diferencias entre el inventario fsico y el del sistema, que generan a su vez, falta de transparencia financiera del activo corriente, impactando de manera negativa en la liquidez de la organizacin.

De tal modo si no se corrige las actuales fallas en el sistema de control de inventarios, se ver afectado severamente la transparencia financiera de las compaas de transporte, lo que a su vez ocasionar problemas con las autoridades de control financiero, como es el caso de la Superintendencia de Compaas y el Servicio de Rentas Internas.

La investigacin se justifica en teora, porque el sistema de control de inventarios permite establecer controles de los bienes y el stock que debe existir dentro de una empresa, permitiendo el registro de los movimientos y la posibilidad de efectuar un seguimiento de las compras y ventas de manera organizada, manteniendo una cadena de suministros que evite los contratiempos y retrasos en las actividades que debe cumplir la empresa.

Los inventarios de mercaderas generan una ventaja administrativa para todo tipo de empresa, por cuanto les permite contar con mercancas disponibles para la venta, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, mediante una rpida capacidad de respuesta de los pedidos solicitados por los compradores potenciales (Anzulez, B., & Noboa, E., 2021). Recopilar informacin necesaria sobre el control interno de los inventarios es fundamental para proponer estndares que ayuden a optimizar las reas de bodega de las empresas comercializadores de neumticos, con la idea de mejorar su rentabilidad y logstica por el bien de la empresa y la satisfaccin de los clientes.

Se justifica la investigacin, desde la metodologa, porque el sistema de control de inventarios garantizar una mejor gestin de las existencias con que cuenta las compaas de transporte, garantizando la operatividad de la misma, para lo cual se precisa llevar una investigacin de campo emplendose tcnicas cuantitativas que permitan efectuar el diagnstico del sistema de control de inventarios para mejorar los procesos actuales.

En la prctica, porque tiene por finalidad mantener un equilibrio en los inventarios, es decir, mantener un nivel de inventarios adecuado que le permita a la empresa el desarrollo de sus actividades, evitando las diferencias entre los recursos fsicos que se encuentran en el almacn y el registro que consta en el sistema, ya que a travs de la gestin eficiente del stock se garantiza la operatividad y optimizacin de los procesos y por ende de la liquidez y rentabilidad.

Como objetivo general de la investigacin del tema planteado es Proponer un modelo de mejora continua para un sistema de control de inventarios en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil.

Adems, como objetivos especficos tenemos: 1). Identificar la conceptualizacin de las variables inherentes a la mejora continua y al sistema de control de inventarios, 2). Evaluar un diagnstico del sistema de control de inventarios en las compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil y 3). Desarrollar el modelo de mejora continua, como base para el fortalecimiento del sistema de control de inventarios de repuestos en la compaa de transporte de carga.

 

Revisin literaria

La tesis presentada por Ramrez (2021) tuvo el tema de Propuesta de implementacin de un sistema de control de inventario para la ferretera Quezada del distrito de Chimbote; 2017, con el propsito de implementar un sistema de control de inventario para automatizar el proceso de almacn. La investigacin es de enfoque cuantitativo, de diseo no experimental y descriptivo, con una muestra de 20 personas aplicando un instrumento, con dos dimensiones de 10 preguntas. Los resultados demuestran que la satisfaccin del sistema actual, el 85% de los trabajadores no se sienten satisfecho con el sistema y para la necesidad de un sistema, el 80% de los trabajadores indic afirmativamente que requieren de un sistema de control de inventario. Se concluy que, la empresa se encuentra disconforme con el manejo del proceso de almacn, por lo cual requieren la propuesta de implementacin de un sistema de control de inventario para la empresa Ferretera Quezada.

Otro estudio desarrollado por Crdenas y Carvajal (2020) refleja el tema Propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para la empresa Movitronic SAS, con el propsito de disear dos modelos que sean posibles implementar en el rea de almacenamiento y gestin de inventarios de la empresa Movitronic S.A.S. La metodologa aplicada fue descriptiva, cuantitativa, bibliogrfica y no experimental, con uso de instrumento empleado a 50 trabajadores. Cuyos resultados mostraron que, el diagnstico de los procesos no es efectivo en un 82%, identificacin de problemas en un 75%, falta de sistema de almacenamiento y control en un 100%, stock de productos 83%, y abastecimiento de otras mercadera en un 74%. Se concluy que, la aplicacin de un sistema de mejoramiento en los sistemas de inventarios y almacenamiento puede solucionar los problemas encontrados en la empresa, adems de mejorar la logstica interna de Movitronic.

En Ecuador se present la tesis de Chiquito y Len (2020), con el tema de Propuesta de un sistema de control de inventarios en la empresa instituto ecuatoriano de enfermedades digestivas Gastroclinica S.A., donde el objetivo principal fue mejorar el control de inventarios por medio del anlisis del proceso que lleva la mercadera; se emple la metodologa descriptiva, cuantitativa, de campo y bibliogrfica con aplicacin de encuestas a 25 trabajadores. Los hallazgos demostraron las deficiencias como la inexistencia del personal idneo para el control de los inventarios (85%), respectivo soporte de software (97%), proceso adecuado para la entrada y salida de la mercadera (97%), se concluy que, se debe definir funciones especficas para el personal que maneja los procesos de almacenamiento con el fin de mejorar los problemas, adems de garantizar un ptimo manejo de los inventarios.

En resumen, un el sistema de control de inventarios es necesario dentro de toda empresa dedicada a la comercializacin de bienes o servicios, ms an de una compaa de transporte de carga, ya que se requiere que los repuestos sean registrados dentro de un inventario fsico y sistemtico, con el fin de gestionar el activo corriente, por ello, el mejoramiento continuo del sistema tambin ser oportuno ya que se evitar la liquidez de la organizacin.

Mejora continua. Si bien es cierto, este trmino compuesto fue propuesto por un japons con el fin de mejorar las caractersticas de los bienes y servicios que ofrecan los comerciantes a sus consumidores. Por ello, este modelo se encuentra compuesto por tcnicas que permiten mejorar la calidad de los distintos procesos, en este caso, permitir que el sistema de inventario sea renovado cada tiempo con el fin de evitar desactualizaciones que perjudiquen la gestin de los repuestos de la empresa.

El origen de la mejora continua proviene despus de la catstrofe provocada por la Segunda Guerra Mundial, misma que, perjudic el desarrollo econmico de una nacin, por lo que, se vieron obligados a implementar estrategias y herramientas que permitieran recuperar el sector econmico (Valle, 2019).

La historia es conocida a nivel mundial, debido a que, afect a ms de una nacin, ya que, hubo prdidas humanas que fueron evidentes, as como, el decline de los diferentes sectores y en especial la economa que sostiene a ambas naciones, por lo que, debieron actuar con mayor prontitud en proponer estrategias, herramientas, tcnicas, entre otros instrumentos que contribuyan a la recuperacin del pas.

En cuanto a las conceptualizaciones de esta variable, se describir en los siguientes prrafos con el fin de dar a entender ms sobre esta herramienta, Por esta razn, se tomar concepciones en base a la revisin literaria de los distintos autores que han aportado a la fundamentacin cientfica de este hecho, de la misma manera, se establecer conexin con la temtica propuesta por el autor del presente trabajo de titulacin, con el fin de dar importancia al mejoramiento del sistema de inventario de los repuestos del transporte de carga.

Para Evaristo (2020), establece que la mejora continua es el esfuerzo de mejorar los procesos constantemente de una organizacin (p. 14). Idneamente, se basa en buscar los problemas y solucionarlos con pequeas mejoras que son establecidas de manera continua, con el fin de obtener resultados satisfactorios (p. 23).

En efecto, dentro de la mejora continua debe contener el trabajo en equipo y la orientacin de las acciones, con el fin de perfeccionar los procesos de la produccin, esto quiere decir que, mientras se apliquen estos factores, los servicios o productos sern de mayor calidad, por lo que, se evitar o reducir los errores que representan a la empresa prdida de tiempo y gastos excesivos, por lo que tambin, es necesario la aplicacin de recursos tecnolgicos que favorezcan a la perfeccin del bien.

Dentro de las caractersticas de la mejora continua se hace nfasis a los principios de Edward Deming, el cual fue ascendiente de la calidad y del mejoramiento de los procesos productivos. Bajo estos principios se busca incentivar a las organizaciones a mejorar la calidad de sus servicios y/o productos, adems de generar confianza a los usuarios, ya que la empresa se mantendr dentro de la competitiva del mercado, que hoy en da han implementados una serie de mecanismos y estrategias para sobrevivir dentro de este sector productivo. Sobre las caractersticas de la mejora continua, se menciona las siguientes:

         Todos los procesos o actividades se deben definir y registrar en un plan, con el fin de evitar errores por diferencia.

         Las personas responsables de los procesos deben aplicar estrategias de acuerdo a la mejora continua.

         Proporcionar un entorno laboral que favorezca a la empresa y colaboradores a mejorar la calidad del producto (Coaguila, 2017) .

Si bien es cierto, la mejora continua se dirige a los problemas identificados dentro de la organizacin, con el fin de, no desviar los objetivos y la misin propuesta por la empresa. De esta manera, las actividades establecidas deben ser antes planificadas, evaluadas y controladas para evitar errores o que estas puedan ser corregidas y prevenidas antes del desarrollo del producto final. A esto se suma que, el mejoramiento continuo influye en la satisfaccin de los consumidores.

Modelo de mejora continua. Con relacin a los modelos de mejora continua, se puede decir que existen varias herramientas con aproximacin en sus cualidades, no obstante, el instrumento seleccionado debe apegarse a las necesidades de la organizacin, de manera que, cumplan con los problemas encontrados y lo requerido por la empresa. En este caso, trata de una compaa de transporte de carga, el cual, necesita que la produccin del servicio sea efectiva por su desempeo y demanda que ha obtenido a lo largo de su trayectoria.

La creacin del modelo de Deming, fue con el propsito de evolucionar todos los sistemas productivos y de la calidad, por lo que, en la mayora de actividades se involucr la palabra Kaizen, mismo que, permita asociar cuatro elemento esenciales como: la planificacin, ejecucin, verificacin y definicin de las acciones correctivas o preventivas (Mendoza J. , Manual de procesos adinistrativos para panadera y pastelera Faggioni, 2019).

Al respecto, el modelo de la mejora continua tuvo origen despus del enfrentamiento ocurrido entre Japn y otras naciones en 1939, luego de esta tragedia, el pas en mencin se vio obligado a recuperar su estatus econmico, ya que era, su nica fuente para la sobrevivencia. Ocurriendo la creacin de este instrumento para evolucionar los sistemas productivos y de mayor calidad, por ello, se emple la palabra Kaizen en todas sus actividades.

Tal como lo menciona el autor anterior, el modelo de la mejora continua se conforma por cuatro aspectos indispensables, donde el primero trata de la planificacin, el segundo de ejecutar las acciones, el tercero de controla el cumplimiento y el cuarto de finalizar con la toma de decisiones con el fin de mejorar o corregir las actividades (Aguirre, 2017).

En este caso, la aplicacin del mtodo busca incrementar la productividad de los servicios, por lo que, necesita que la empresa implemente elementos como tecnolgico, materiales y humanos para lograr la perfeccin del servicio. El ciclo de Deming no solo busca mejorar dichos procesos, sino que, ofrecer la calidad de sus servicios a sus usuarios. Sin embargo, dentro de este modelo, la empresa debe contar con recursos financieros para efectuar las distintas soluciones en forma de inversin. De esta manera, se logra la calidad y la satisfaccin de las partes exigentes.

En efecto, las acciones que se encuentra dentro del modelo de Deming son cclicas, por esta razn, las actividades que son aplicadas una vez encontrado el problema, debe ser controlado para evitar errores o bien ser corregidos antes de la finalizacin del proceso. Con relacin al tema de investigacin, el modelo se asocia a controlar constantemente el sistema de inventario con el fin de evitar la falta de repuesto que se requiere para el mantenimiento de los vehculos.

Los componentes de la mejora continua se detallan a continuacin:

         La Planificacin, consta de la elaboracin de un plan de las actividades necesarias para la empresa, o de los mismos problemas encontrados y que requieren de una solucin. Dentro de ella, se identifica los movimientos susceptibles para la compaa y que requieren una solucin inmediata (Hoyos, 2017).

En esta primera etapa, se fijan los objetivos que se espera alcanzar, en base a la problemtica encontrada. Por lo que, las acciones identificadas deben ser mejoradas, por medio de la participacin del equipo de trabajo, incluyendo las tcnicas y herramientas que aporten al procedimiento.

         Hacer, en esta segunda etapa, se determina las necesidades o problemas, para aplicar la marcha de las actividades. Por lo que, se ejecutan varios cambios necesarios para conseguir la mejora efectiva (Gonzlez H. , 2018).

En esta fase, la organizacin debe aplicar una prueba extra, donde enlace todas las actividades, con la finalidad de determinar si los cambios establecidos funcionan correctamente.

         Verificar, en la tercera fase, se controla los avances con el fin de evitar errores y de volver a realizar el proceso. Una vez que las actividades se han puesto en marcha se procede a la segunda prueba, con el fin de controlar y comprobar que los procesos continan funcionando eficientemente sin presentar problemas que puede volver a un inicio (Puertas, 2017).

En este proceso, se realiza la verificacin de todos los procesos, con el fin de continuar sin ningn problema, por lo que, debe seguir con las expectativas indicadas desde el inicio de su ejecucin sin modificaciones hasta lograr el objetivo, no obstante, se puede efectuar cambios de mejorar para evitar una prdida total del proceso.

         Actuar o Ajustes, la ltima etapa permite ajustar las acciones, aqu se considera si es necesario empezar de nuevo o reacomodar el proceso con pequeos cambios (Andrango, 2017).

Una vez finalizado los procesos anteriores, se refleja el resultado y se comparan si el funcionamiento de las acciones es satisfactorio, para continuar con su implementacin de forma definitiva o descartar los cambios de mejora. En efecto, el ciclo de Deming incorpora elementos funcionales, con el fin de evitar prdidas a gran escala, otro de los beneficios es garantizar que los servicios obtengan la calidad satisfactoria para el cliente, de modo que, la aplicacin del modelo minimice los tiempos muertos por la ausencia del control de inventario, as como tambin se generen incrementos de costos e improductividad del personal.

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Aguallongo (2016).

El ciclo de la calidad en video: El ciclo de Deming y su aplicacin | PDCA  Home

Figura 1: Ciclo de Deming PDCA

 

Adaptado por la autora

Los elementos del ciclo de Deming contribuyen a las funciones de grandes industrias y organizaciones que ofrecen servicios, debido a que, esta herramienta aporta a la identificacin de los problemas, en base a lo encontrado se planifica acciones correctivas, luego se ejecutan los procesos, para luego ser controlados y mejorados, en caso de que muestre algn desperfecto, y por ltimo acta con medidas reformatorias que proveen la repeticin de todo el proceso.

Inventario. El inventario es un trmino que hace parte de la segunda variable considerada en el estudio, la cual guarda relacin con el sistema de control que se debe aplicar dentro de las empresas para mantener la organizacin de las mercaderas que existen como parte del inventario para uso y para la comercializacin, por lo tanto, se considera de relevancia exponer la conceptualizacin del inventario, como el principal registro utilizado en la prctica de las actividades comerciales, para lo cual, se ha considerado los criterios de diferentes eruditos concerniente a la variable en investigacin.

Otra conceptualizacin es la expresada por Caldentey (2017) quien manifiesta que, los inventarios hacen parte de las cuentas del activo fijo donde se presenta el conjunto de mercaderas o mercancas que una empresa ha adquirido con la finalidad de ejercer su actividad comercial de manera favorable, las cuales se realizan de manera peridica para evitar faltantes que impidan cumplir con el funcionamiento de la misma.

De acuerdo a lo descrito, el inventario se presenta como un componente de gran contribucin para la organizacin en general, ms an cuando la actividad de la misma, es la compra y venta de mercadera, en ese caso es el eje central de las actividades organizacionales, por lo cual se requiere mantener el volumen adecuado de existencias, para asegurar los ingresos que se han planificado alcanzar a travs de la actividad comercial, cumpliendo con su control en cuanto al almacenamiento y respectivo mantenimiento en bodegas.

Por otra parte, Zapata (2018) define los inventarios como aquellos bienes tangibles que existen dentro de una empresa, destinados para la comercializacin o para llevar a cabo actividades de produccin, sea cual sea el caso, es preciso contar con la cantidad suficiente evitando que su faltante cause paralizacin de la actividad productiva.

De manera que, los inventarios constituyen un componente de gran relevancia para la empresa, cumpliendo con la finalidad de servir de base y soporte de las actividades que se ejecuten dentro de la empresa, tanto para la comercializacin que implica la compra venta de los inventarios, as como tambin para las actividades productivas, es decir, el inventario constituye el activo circulante que hace parte importante de los sistemas de contabilidad, por lo tanto, es preciso que su gestin se ejerza de manera correcta convirtindolo en una herramienta administrativa y contable de control eficiente en las operaciones de la empresa.

El inventario es de gran importancia, porque constituye una parte fundamental de las empresas para llevar a cabo la actividad comercial o productiva a la que se dedican, por lo tanto, precisa que su gestin se realice de manera oportuna para satisfacer de manera correcta las necesidad que se puedan generar para el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales, siendo preciso mantener un control de las existencias de manera sofisticada y conocer las existencias y faltantes en el tiempo oportuno, con lo que se puede incluso mejorar la rentabilidad de la organizacin.

El inventario constituye un activo de gran relevancia en las empresas, porque es el capital a manera de materiales con los que se cuenta para llevar a cabo las actividades que le permiten a la alta gerencia planificar el desarrollo de sus actividades para el cumplimiento de los objetivos establecidos, tanto en lo correspondiente a la comercializacin como en las exigencias de la produccin (Catacora, 2018).

De hecho, el inventario cumple con la misin de mejorar los procesos internos, permitiendo que la gestin de compra venta se lleve a cabo de manera correcta, evitando las posibles demoras o faltantes que puedan perjudicar a la empresa, causando insatisfaccin en los clientes y lo que puede repercutir en los procesos de rotacin y por ende en la liquidez de la organizacin y en la rentabilidad, de modo que, el mantener un inventario de existencias debidamente controlado y organizado mejorar los procesos operativos y las ganancias obtenidas, las cuales se pueden conocer mediante la revisin peridica de los registros.

Control del inventario. El proceso que implica el control del inventario se encuentra ligado con la contabilizacin y los sistemas empleados para lograr mantener un tratamiento contable de las existencias de la empresa, para mantener un adecuado registro de las mismas no solo en la cuenta fsica sino tambin en la respectiva documentacin empleada, de modo que, el control de inventarios permite conocer en tiempo real el estado de la cuenta de mercaderas dentro de una compaa, siendo clave que se ejerza dicha inspeccin y verificacin para lograr mejorar los procesos internos, la optimizacin, la productividad y con esto la rentabilidad generada por la organizacin.

De acuerdo a lo expresado por Velsquez (2018), el control de inventarios consiste en tener conocimiento de las existencias de mercadera de una empresa, donde se incluyen las materias primas, productos semielaborados y los productos terminados, que pueden ser utilizados y requeridos por la compaa para llevar a cabo las actividades de comercializacin o de produccin de acuerdo a las necesidades de la misma y de la labora que se cumpla como actividad principal.

Como se ha mencionado, el control de los inventarios implica que una empresa cuenta con las existencias requeridas en todo momento, evitando faltantes que puedan demorar los procesos o causar insatisfaccin en los clientes que demandan un determinado producto, por lo tanto, mediante el control de las mercaderas es posible que se mejoren los procesos internos y se cumpla de manera peridica con el abastecimiento de los inventarios que se encuentran en mayor demanda y se disponen para la produccin, asegurando con esto la mayor rotacin de los productos una mayor rentabilidad.

Las empresas a nivel general requieren realizar el control de inventarios, para lo cual se precisa contar con diferentes medios para conseguirlo, como es el uso de sistemas que se incorporen de manera eficiente para lograr una gestin de manera adecuada en las mercaderas, de manera que se logre reducir las prdidas por daos, la reduccin de los costos por concepto de almacenamiento, adems puede optimizar el ciclo de comercializacin de compra venta de los productos, la planificacin de los ingresos mediante el flujo de caja presupuestado y es una importante herramienta para la identificacin de oportunidades de negocio.

Con relacin al sistema de inventario este se define como el conjunto de mtodos, normas y procedimientos que se han planificado dentro de la empresa, para controlar los productos o materiales que se utilizan para el funcionamiento eficaz de los procesos, mediante dicho sistema es posible conocer la cantidad de artculos que se estima reabastecer y conciliar de acuerdo a las existencias fsicas que se han registrado en la documentacin correspondiente (Aizaga & Iza, 2018).

De acuerdo a lo expresado, se puede identificar que el sistema de inventarios busca establecer un registro de las existencias de mercaderas que permita llevar un control de los bienes y el stock existente, manteniendo el registro de los movimientos para realizar el seguimiento de las compras, ventas, produccin y dems actividades que involucren el uso o comercializacin de las existencias, de manera que se mantenga el funcionamiento oportuno del sistema de control, por lo tanto, no basta con mantener un registro fsico, se precisa de un control mediante un sistema especializado para mejorar los procesos.

El principal beneficio que se consigue mediante un sistema de control de inventarios dentro de la empresa es poder mantener el orden correcto y la administracin eficiente de las existencias, lo cual incide de manera directa en el desempeo organizacional y la generacin de ingresos y liquidez. Siendo vital el contar con un sistema de control de inventarios que se en enfoque en mantener un nivel ptimo de reduccin de gastos incensarios y la eficiencia de los procesos para mantener una compaa rentable.

Lo expresado tiene relacin con lo manifestado por Caldentey (2017) quien indica que al implementar un sistema de control de inventarios es una opcin de gran aporte para la organizacin y planificacin de la empresa, ya que las ventajas que se obtendrn se orientan a la reduccin de gastos innecesarios, el control eficiente de las existencia, la satisfaccin de los clientes, evitar reclamos y quejas de los usuarios, entre otros problemas que se presentan cuando no existe una herramienta que mejore la gestin del inventario.

 

 

Materiales y mtodos

El diseo considerado en la presente investigacin fue no experimental, definido como aquel estudio que evita la manipulacin deliberada de las variables (Escobar & Bilbao, 2020). En este caso, se ha considerado las variables del sistema de control de inventarios y la mejora continua, por lo tanto, los hallazgos que se desprendieron del diagnstico efectuado no se alteraron y fueron descritos, de la misma manera que se observaron.

En este estudio se consider la investigacin descriptiva, definida por Guevara et al, (2020) como aquella que hizo posible describir las caractersticas especficas de un fenmeno en estudio, estableciendo las causas y efectos de su ocurrencia, basadas en la realidad del hecho. Se aplic la investigacin descriptiva, porque permiti reconocer aspectos de inters con relacin al sistema de control de inventarios de repuestos en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil permitiendo la descripcin de la problemtica identificada y su posible solucin.

Por otra parte, se ha considerado la investigacin de campo, descrita por Leyva y Guerra (2020) como aquella que hace posible la indagacin de las fuentes primarias para la recoleccin de informacin a travs de la realidad del fenmeno considerado. En este caso se aplic la investigacin de campo, con la finalidad de extraer la informacin que permita revelar la situacin que atraviesa en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil, con relacin al sistema de inventarios de repuestos.

Con relacin al enfoque se consider el cuantitativo, permitiendo la recoleccin de la informacin de las fuentes primarias, cuyos hallazgos son numricos y porcentuales inherentes al fenmeno que se estudie (Rasinger, 2020). De acuerdo con lo expresado, el enfoque de la investigacin fue cuantitativo, puesto que los hallazgos obtenidos fueron medibles y cuantificables, permitiendo determinar el sistema de control de inventarios de repuestos en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil, para realizar el anlisis de los resultados y establecer una propuesta de solucin.

La investigacin se asoci al mtodo inductivo, el cual segn Rodrguez y Prez (2017)), consiste en desmembrar la informacin de lo general a lo especfico, mediante el razonamiento para deducir conclusiones sobre un hecho concreto. De manera que, la induccin permiti abordar las condiciones generales del estudio, que abordaron la problemtica correspondiente a las diferencias entre los repuestos fsicos que se encuentran en el almacn y el registro que consta en el sistema, para mediante el anlisis de los hallazgos obtener conclusiones particulares sobre el tema.

La poblacin se considera como es conjunto de elementos que hacen parte de un estudio, mientras que la muestra se describe como una parte representativa de la poblacin total Mucha et al, (2020). Para efectos del estudio, la poblacin abordada fueron 50 colaboradores en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil, mientras que, para la seleccin de la muestra se aplic el muestreo no probabilstico por conveniencia, seleccionando a 20 colaboradores que son aquellos que tienen conocimientos con relacin al tema en anlisis referente al sistema de control de inventarios de repuestos, ya que laboran en dicha rea especfica.

La tcnica considerada para la recoleccin de la informacin fue la encuesta, definida por Muoz y Peir (2018) como una herramienta para obtener datos informativos de tipo numrico y porcentual, para identificar aspectos de relevancia sobre un hecho. En este caso, se aplic la encuesta a los colaboradores en compaas de transporte en la ciudad de Guayaquil, que tuvieron acceso al inventario, para conocer su opinin con relacin al control que se realiza en la actualidad y diagnosticar la situacin actual. El instrumento seleccionado fue el cuestionario de preguntas cerradas.

 

Resultados

Los resultados obtenidos evidenciaron que la alta direccin de la empresa no ha difundido la poltica del sistema de control de inventario de repuestos, a todo el personal que forma parte de esta organizacin, tampoco se pudo evidenciar la existencia de un plan de gestin del inventario de repuestos, reconocindose mediante el levantamiento del stock, la existencia de faltantes y caducidad de repuestos, que pone en evidencia la proteccin inadecuada de la bodega de la empresa, exponindola a prdidas econmicas que impactan en las finanzas de la entidad econmica.

Adems, el sistema actual no alerta sobre el nivel mnimo de inventarios de repuestos, para informar sobre una nueva compra de partes y piezas, existiendo limitaciones en su identificacin y codificacin respectiva. Tampoco estn definidas adecuadamente las funciones del personal que realiza el manejo, control y contabilizacin de los inventarios de repuestos, porque no hay manuales de funciones ni de procedimientos contables en la empresa.

Se estima que la empresa debe mantener documentacin sobre el sistema de control de inventarios de repuestos, acordes a lo expresado en la norma NIC 2 y las normas NIIF correspondientes. Por consiguiente, es necesario elaborar un plan de mejora continua del sistema de control de inventarios de repuestos, el cual, segn la recomendacin del propio Gerente, debera encontrarse bajo cdigo de barras, para que funciones de manera automtica y minimice el error humano.

 

Discusin

La propuesta de mejorar los mecanismos de control en los inventarios surge a consecuencia de la incoherencia de los registros fsicos con la de los registros contables, es por ello que se pretende poner filtros de seguridad en los inventarios, custodiarlos y monitorearlos es un deber de esta rea, salvaguardar los activos de la empresa, cumpliendo con los objetivos de la misma.

La aplicacin de indicadores de gestin permite determinar los tiempos improductivos y medir de forma cuantitativa el movimiento de los inventarios, esto servir para plantear estrategias de mejora en las actividades que se realizan dentro de esta rea, as como la toma de decisiones oportunas.

La clasificacin del inventario a travs de un sistema de control de inventario facilitar la reduccin del stock, de tal manera que estos tengan un mejor flujo conociendo los artculos con mayor rotacin y el mayor costo econmico, para de esta manera tomar las decisiones ms tiles en cuanto al manejo y control del inventario, proporcionando ventajas competitivas que ayuden con el rendimiento de la empresa.

La ejecucin de mejoras en los procesos de control de inventarios en las comercializadores de neumticos es de suma importancia en toda empresa comercial, pues se trabaja con la informacin real y confiable, en base a ello se concluye que la empresa de estudio no cuenta y las definiciones de actividades y funciones por cargo en el rea.

Se concluye que el personal no tiene la experiencia necesaria para el manejo de los almacenes, la constante rotacin del personal ha hecho que no exista un liderazgo de trabajo en equipo, y la acumulacin de tareas pendientes que casi siempre el error humano resulta.

 

 

 

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