Revista Polo del Conocimiento


Polo del Conocimiento

 

 

 

Procesos administrativos contables de la asociacin de achioteros de Manab del cantn 24 de mayo

 

Accounting administrative processes of the association of achioteros of Manab of the canton May 24

 

Processos administrativos contbeis da associao de achioteros de Manab do canto 24 de maio

Dayanara Monserrate Reyes-Soledispa I
damonreso@gmail.com
https://orcid.org/0000-0002-6359-8906
Ginger Elizabeth Salazar-Pin II
gingersalazar@gmail.com
 https://orcid.org/0000-0003-2976-8366
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Correspondencia: [email protected]

 

 

 

Ciencias Econmicas y Empresariales

Artculo de Investigacin

 

* Recibido: 23 de julio de 2022 *Aceptado: 12 de agosto de 2022 * Publicado: 01 de septiembre de 2022

 

 

         I.            Licenciado/a en Contabilidad y Auditoria, Universidad Estatal del Sur de Manab, Ecuador.

       II.            Magster en Contabilidad y Auditora, Universidad Estatal del Sur de Manab, Ingeniera Comercial, Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Ecuador.

 

 

 


 

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo analizar los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociacin de Achioteros de Manab del Cantn 24 de mayo, lo cual le permiti al autor y a los administradores de esta asociacin de la economa popular y solidaria, conocer el estado de los procesos que se llevan a cabo y su cumplimiento con las normativas legales vigentes en el territorio nacional ecuatoriano. El mtodo empleado fue mixto debido a la combinacin de la investigacin bibliogrfica y de campo, til para obtener un enfoque real del comportamiento correcto que deben de llevar a cabo los procesos administrativos y contables de una institucin frente al estado real de los procesos que se llevan a cabo en la misma. Se constata que existe falta de herramientas tecnolgicas sumado a la falta de preparacin acadmica y de actualizacin de conocimientos, ocasionando que los procesos administrativos y contables sean deficientes, lo cual ha causado que la entidad caso de estudio tenga retrasos en la ejecucin de actividades, as como de multas y sanciones por parte de entidades estatales rectoras del mbito tributario y contable.

Palabras Clave: Procesos Administrativos; Asociatividad; Economa Popular y Solidaria; herramientas tecnolgicas; gestin del conocimiento.

 

Abstract

The objective of this work is to analyze the administrative and accounting processes that are carried out in the Association of Achioteros de Manab del Cantn 24 de Mayo, which allowed the author and the administrators of this association of the popular and solidary economy, to know the status of the processes that are carried out and their compliance with the legal regulations in force in the Ecuadorian national territory. The method used was mixed due to the combination of bibliographical and field research, useful to obtain a real approach to the correct behavior that the administrative and accounting processes of an institution must carry out compared to the real state of the processes that are carried out. out in it. It is verified that there is a lack of technological tools added to the lack of academic preparation and updating of knowledge, causing the administrative and accounting processes to be deficient, which has caused the case study entity to have delays in the execution of activities, as well as as well as fines and sanctions by governing state entities in the tax and accounting field.

Keywords: Administrative Processes; Associativity; Popular and Solidarity Economy; Technological tools; knowledge management.

 

Resumo

O objetivo deste trabalho analisar os processos administrativos e contbeis que so realizados na Associao de Achioteros de Manab del Cantn 24 de Mayo, o que permitiu ao autor e aos administradores desta associao de economia popular e solidria conhecer o status dos processos que so realizados e sua conformidade com os regulamentos legais em vigor no territrio nacional equatoriano. O mtodo utilizado foi misto devido combinao de pesquisa bibliogrfica e de campo, til para obter uma abordagem real do comportamento correto que os processos administrativos e contbeis de uma instituio devem realizar em relao ao estado real dos processos que so realizados. fora nele. Verifica-se que h carncia de ferramentas tecnolgicas somada falta de preparo acadmico e atualizao de conhecimentos, fazendo com que os processos administrativos e contbeis sejam deficientes, o que tem feito com que a entidade estudada tenha atrasos na execuo das atividades, como bem como multas e sanes pelas entidades estatais governamentais na rea fiscal e contbil.

Palavras-chave: Processos Administrativos; Associatividade; Economia Popular e Solidria; Ferramentas tecnolgicas; Gesto do conhecimento.

 

Introduccin

El control administrativo y contable comprende un plan de organizacin que abarca polticas y normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados en el proceso administrativo y operativo para alcanzar objetivos y metas de la organizacin logrando obtener un completo registro, proporcionando la informacin necesaria. Se puede indicar que este aporta favorablemente a las empresas ya que por medio de un debido control se puede apreciar las deficiencias o irregularidades existentes en las reas examinadas apuntando a las posibles soluciones (Pillasagua, 2017).

La aplicacin de control a una unidad, proceso o sistema genera distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicacin indistintamente del proceso que se quiera controlar es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administracin.

La Ley Orgnica de Economa Popular y Solidaria fue promulgada en abril del 2011, con el objeto de fomentar la pequea y mediana empresa, creando desde el Estado las condiciones objetivas y subjetivas que permitan su incorporacin con los dems sectores de la economa y con el mismo estado.

El marco jurdico expresado, permite que un sin nmero de emprendedores, jvenes, mujeres, agricultores, manufactureros, entre otros, empiecen a ejercer sus actividades econmicas de manera asociativa y con el respaldo del estado, que mediante Ferias Inclusivas y la creacin del Fondo Nacional de Garantas empezaron a inyectar financiamiento a este nuevo tipo de asociatividad. En ese contexto, se destaca que en la actualidad con el auge de las asociaciones de la economa popular y solidaria productoras de bienes y servicios, los administradores se han visto obligados a disear procesos eficientes, debido al rpido crecimiento de las capacidades productivas y el incremento de la demanda. No obstante, es necesario implementar modelos de gestin que permita un correcto manejo administrativo y contable de estas personeras jurdicas, que, como tales, desde su creacin adquieren no solo derechos, sino que tambin empiezan a adquirir obligaciones tributarias que deben de cumplir a su debido momento.

 

Desarrollo

 

Fundamentos tericos principales

Reviste significativa importancia en el Ecuador, las polticas administrativas y contables dentro de una asociacin del rgimen de la economa popular y solidaria. Dichas polticas administrativas y contables, apoyadas por herramientas claras y concisas contribuyen a que los socios de cualquier organizacin no cometan errores.

El logro de polticas administrativas y contables actualizadas y apoyadas por la avanzada de un mundo globalizado como el presente, constituye un esquema claro de la situacin administrativa y contable, lo cual es a su vez, una herramienta de apoyo a la toma de decisiones. Dichas herramientas requieren de un apoyo tecnolgico, de una preparacin acadmica y de actualizacin de conocimientos, para evitar retrasos con respecto a la ejecucin de actividades, la imposicin de multas y sanciones por parte de entidades estatales rectoras del mbito tributario y contable en el Ecuador.

Conocer las funciones administrativas de las organizaciones es inherente en todo proceso administrativo. Al respecto, Snchez (2020) refiere que, las funciones administrativas de una empresa son las tareas y obligaciones que una organizacin debe asumir para un funcionamiento coordinado y eficiente, derivando las responsabilidades asociadas a ellas hacia sus distintos rganos. Por definicin, las funciones administrativas suponen la ejecucin de distintos deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa.

El citado autor, refiere que la ejecucin de distintos deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa debe estar coordinada y debe perseguir, a su vez, la mayor eficiencia posible de los recursos empleados. Su asuncin por parte de las organizaciones supone el establecimiento de un sistema jerrquico para determinar las distintas tareas a realizar y los departamentos o profesionales designados para las mismas, destacndose en ello las funciones administrativas empresariales.

La asuncin por parte de empresas e instituciones de las funciones administrativas responde a la necesidad de tener una organizacin clara y estructurada. Esto es debido a que el principio bsico de cada empresa suele ser lograr su crecimiento y maximizar su beneficio econmico, para lo cual se debe tener en cuenta los procesos administrativos que da a da se hacen evidentes en el modo de actuacin de las organizaciones.

Con respecto a los procesos administrativos, Lpez (2015) enfatiz en que es un proceso que contiene un conjunto de actividades especficas que realizan los administradores para lograr la productividad de la empresa, concretamente los procesos administrativos que comnmente se conocen contempla los aspectos que se muestran en la Figura 1.

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Manual de Administracin de Empresas Agropecuarias (Guerra, 1992). Ajustado por: Autores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 1: Divisin de las funciones administrativas.

 

Los procesos presentados en la Figura 1, son de importancia para cualquier organizacin. Son ms significativos los relacionados con la fase estructural y la operativa. La fase estructural se denomina mecnica, consiste en la parte terica de la administracin, pues a partir de uno o ms objetivos, permite determinar la manera adecuada de lograrlos; mientras que la fase operativa, conocida como dinmica, se refiere a la manera de operar la empresa (Lpez, 2015).

En la fase estructural mecnica se encuentra la planeacin y la organizacin y en la fase operativa dinmica se encuentra la direccin y el control (Figura 2). Todos ellos en su conjunto son un instrumento que permite a la organizacin, identificar las prioridades del personal acorde a sus ingresos normados y tambin permite alcanzar los objetivos trazados y brindar servicios satisfactorios a las comunidades de su jurisdiccin (Meneses, 2019).

 

 

 

 

 

 

Fuente: Autores.

Figura 2: Fases del proceso administrativo.

 

Los elementos del proceso administrativo, representado en la Figura 2, son un conjunto de fases o pasos a seguir que permiten dar solucin a los problemas administrativos. En dicho proceso administrativos existen asuntos organizacionales, de direccin y control, que para ser resueltos debe existir una buena planeacin, un estudio previo y tener objetivos claros para una mayor fluidez del proceso (Cruz & Jimnez, 2016).

Relacionado a los procesos administrativos se encuentran el planeamiento tributario como herramienta para prevenir futuras contingencias de las organizaciones, en ese contexto Bentez (2015) refiere que; el planeamiento contable y tributario es una herramienta indispensable para futuras contingencias que pueden presentarse por el incumplimiento y omisiones en las obligaciones tributarias en periodos anteriores de la empresa, ocasionando desembolsos por este concepto y a su vez produciendo inestabilidad en la presentacin de sus obligaciones. La utilizacin de planeamiento tributario es de utilidad porque define las estrategias y lineamientos que tiene que seguir los departamentos contables en la bsqueda de un ahorro tributario en beneficio al crecimiento de la entidad.

Configura, entonces, la planeacin tributaria, la herramienta esencial dentro de los procesos administrativos que debe cumplir una empresa, por poseer la ventaja de contribuir a disminuir el incumplimiento de las sanciones que en los procesos organizacionales y administrativos se dan con frecuencia por falta de conocimiento que ocasionan retrasos en la ejecucin de las actividades relacionadas con la imposicin de multas y sanciones por parte de entidades estatales rectoras del mbito tributario y contable.

De acuerdo con lo referido, Basantes (2017) refieren que, un modelo de planificacin tributaria incide positivamente en la empresa, ya que dentro del proceso se encuentra la planificacin, que a su vez contribuye al cumplimiento de las obligaciones, lo cual incide de forma positiva en la estabilidad laboral de su personal, al poder contar con una adecuada rentabilidad y liquidez, para realizar los pagos tributarios establecidos, de forma satisfactoria.

 

Materiales y mtodos

Para analizar los procesos administrativos contables de la asociacin de Achioteros de Manab del Cantn 24 de mayo en Jipijapa, se realiz un diagnstico de la situacin actual a una poblacin compuesta por 10 miembros. Los miembros de la asociacin de Achioteros de Manab del Cantn 24 de mayo en Jipijapa, que participaron en el presente estudio se describen en la Tabla 1.

 

Figura 3: Poblacin y muestra.

Cargo

Poblacin

Presidente

1

Administrador

1

Contadora

1

Personal Operativo

7

TOTAL

10

Fuente: Autores

 

En el diagnstico se interrog sobre:

  • Los procesos administrativos y contables en funcin de los principios de eficiencia y eficacia.
  • Los procesos administrativos contables relacionados con el planeamiento contable y tributario.
  • Los factores que inciden en el incumplimiento de los procesos administrativos contables.

 

 

Mtodos

El mtodo empleado para analizar los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociacin de Achioteros de Manab del Cantn 24 de mayo fue mixto, al combinarse la investigacin bibliogrfica donde, se realiz un anlisis documental del proceso administrativo y todos sus componentes en un periodo de 5 aos (2016-2020) y se realiz una indagacin a nivel de campo a travs de entrevistas y encuestas aplicada a la muestra seleccionada y representativa para el presente estudio.

 

Resultados

Del anlisis documental realizado se constat que la asociacin de Achioteros de Manab del Cantn 24 de mayo en Jipijapa (ASOCAM), fue creada bajo la normativa de la Economa Popular y Solidaria esta asociacin se encarga de la compra a los socios y dems productores del grano Achiote, el cual luego de un proceso de secado, seleccin y mejoramiento se entrega como un producto semi-procesado a empresas como La Fabril S.A, por lo que su financiamiento proviene de la compra y venta de esta gramnea. Dicho financiamiento beneficia directamente a sus 60 socios, brindndole oportunidades de vender su produccin a un precio justo.

Por su parte, se confront en el aspecto administrativo, contable y tributario que, todo el personal que labora en las actividades administrativas u operativas de ASOCAM, no cuenta con una relacin laboral fija, las razones de esta incongruencia estn dadas por la naturaleza propia del sector agropecuario, sector al que responde la asociacin, el cual est regido por las pocas de cosecha. En cambio, no se especifican las causas de una relacin laboral fija en el rea administrativa.

A travs de las encuestas y entrevista se comprob que los procesos administrativos y contables en funcin de los principios de eficiencia y eficacia, no son los mejores. Al respecto se evidenci que; a pesar de que existe una percepcin de orden entre los funcionarios, la falta de herramientas tecnolgicas para la gestin de los procesos, ocasiona que los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociacin de Achioteros de Manab del cantn 24 de mayo se realicen de una manera deficiente y emprica, retrasando sustancialmente el fortalecimiento de esta entidad de la Economa Popular y Solidaria, en ese sentido se comprob adems que el sistema contable de la asociacin no est actualizado, a su vez, la gran mayora de la poblacin encuestada (80%) no sabe siquiera si cuentan con sistema contable alguno. Figura 3.

 

Fuente: Autores.

Figura 4: Grfico de la existencia de un sistema contable actualizado en la ASOCAM.

 

Tambin se evidenci sobre los procesos administrativos contables relacionados con el planeamiento contable y tributario. En ese contexto se confirm que los procesos administrativos y contables no se desarrollan con los tiempos necesarios, ocasionando que generen multas por incumplimiento en el mbito contable y tributario.

El resultado obtenido, est en concordancia con Bentez Espinola (2015) cuando indic que; el planeamiento contable y tributario es una herramienta indispensable para futuras contingencias que pueden presentarse por el incumplimiento y omisiones en las obligaciones tributarias en periodos anteriores de la empresa, ocasionando ello un desembolso por este concepto e incidiendo en la inestabilidad con respecto a la presentacin de sus obligaciones. Planteamiento que est a tono con la situacin existente en la Asociacin de Achioteros de Manab del cantn 24 de mayo y el proceso procesos administrativo contable.

Con respecto a los factores que inciden en el incumplimiento de los procesos administrativos contables, se comprob que existen dos factores que han ocasionado las deficiencias encontradas, el primero es que el capital humano, que no tiene la formacin acadmica para ejercer sus funciones. Al respecto se conoci que la formacin acadmica del administrador es de Licenciado en Ciencias de la Educacin con especialidad en Fsica y Matemticas, teniendo como experiencia la docencia, a lo cual se suma que fue rector de una unidad educativa. No obstante, no se cumple el artculo 45 del Reglamento General de la Ley Orgnica de la Economa Popular y Solidaria, expedido en agosto del 2020 que, especifica que entre los requisitos para ser administrador se necesita demostrar experiencia en gestin administrativa y capacitacin, acorde con el tipo, nivel o segmento de la economa popular y solidaria en la que se desenvuelva la entidad. El segundo factor es la escasa capacitacin que recibe el personal (Tabla 2). En este indicador se denota que un 70% de los encuestados refieren que nunca se capacita el personal, indicador que denota el riesgo de que los funcionarios se desenvuelvan correctamente en sus actividades.

 

Figura 5: Comportamiento de la capacitacin que recibe el personal para la actualizacin de sus conocimientos.

Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Regularmente

1

10%

De vez en cuando

2

20%

Nunca

7

70%

TOTAL

100%

Fuente: Autor.

 

Los resultados obtenidos sobre los factores que inciden en el incumplimiento de los procesos administrativos contables, contradicen lo planteado por Orellana (2019) el que, indica que la gestin de procesos involucra procesos que, si bien, pueden ser liderados por personas, tambin son construidos por medio de la sistematizacin industrial. Ejemplo de ello es, medir el desempeo de un software y decidir cambiarlo porque las caractersticas de la empresa demandan mayor eficiencia y envergadura. La reingeniera tambin es parte de la gestin de procesos y significa deshacer todo para construir desde cero; procesos llevados por personas y por mquinas.

 

Conclusiones

El anlisis realizado sobre los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociacin de Achioteros de Manab del Cantn 24 de mayo, refiri incidencias negativas que afectan la organizacin. Al respecto se concluye que:

  • A pesar de que existe una percepcin de orden entre los funcionarios, la falta de herramientas tecnolgicas ha ocasionado que los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociacin de Achioteros de Manab del cantn 24 de mayo se realicen de una manera deficiente y emprica, esto retrasa sustancialmente el fortalecimiento de esta entidad de la Economa Popular y Solidaria.
  • Existen dos factores que han ocasionado estas falencias, el primero es que el capital humano no tiene la formacin acadmica para ejercer sus funciones y el segundo es que, a pesar de conocerse esta debilidad, no se los capacita constantemente para que puedan contrarrestar esas falencias.
  • Es imperativa la necesidad de que se tomen correctivos para brindar las herramientas necesarias tanto tecnolgicas como de actualizaciones de conocimiento en todas las reas de la institucin, estas garantizaran mejoras sustanciales en su funcionamiento y por ende en mejorar las condiciones socioeconmicas de sus funcionarios y socios.

 

Referencias

  1. Basantes, K. (2017). Diseo de un modelo de planificacin tributaria. Obtenido de: http://repositorio.puce.edu.ec/bitstream/handle/22000/14050/TESIS%20DISE%c3%91O%20DE%20UN%20MODELO%20DE%20PLANIFICACI%c3%93N%20TRIBUTARIA%20DE%20LA%20COMPA%c3%91IA%20NOVATECH%20SISTEMAS%20DE%20MEJORAM.pdf?sequence=1&isAllowed=y
  2. Bentez, Z. B. (2015). Obtenido de Planeamiento tributario como herramienta para prevenir futuras contingencias en la empresa de servicios de consultora de obras RC E.I.R.L. Trujillo 2016: https://repositorio.upn.edu.pe/handle/11537/13266
  3. Cruz, J., & Jimnez, V. (2016). Proceso administrativo: planeacin, organizacin, direccin y control. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-planeacion-organizacion-direccion-y-control/
  4. Guerra, G. (1992). Manual de Administracin de Empresas Agropecuarias. Obtenido de http://orton.catie.ac.cr/repdoc/A7386E/A7386E.PDF
  5. Lpez, D. (2015). Anlisis del proceso administrativo y su incidencia en la operatividad de la empresa MERCREDI S.A., ubicada en el Cantn El Triunfo, provincia del Guayas. Obtenido de https://core.ac.uk/download/pdf/143426233.pdf
  6. Meneses, F. (2019). Procesos administrativos contables. Obtenido de https://es.slideshare.net/faviomeneses/procesos-administrativos-contables#:~:text=3.,acorde%20a%20sus%20ingresos%20normados.&text=La%20determinaci%C3%B3n%20exacta%20de%20la,corriente%20y%20proyectos%20de%20inversi%C3%B3n.
  7. Orellana, P. (2019). Economipedia. Obtenido de Gestin de Procesos: https://economipedia.com/definiciones/gestion-de-procesos.html
  8. Pillasagua, G. (2017). Auditoria a la gestin administrativa y su incidencia en los procesos administrativos para el alcance de objetivos de la direccin distrital 13D03 Jipijapa Puerto Lopez Salud. Obtenido de Repositorio Digital Unesum: http://repositorio.unesum.edu.ec/bitstream/53000/1237/1/UNESUM-ECUADOR-AUDI-2018-08.pdf
  9. Sanchez J. (2020). Economipedia. Obtenido de Funciones Administrativas: https://economipedia.com/definiciones/funciones-administrativas.html

 

 

 

 

 

2022 por los autores. Este artculo es de acceso abierto y distribuido segn los trminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

(https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/).x

 

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