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Ventajas de la automatizaci�n de la gesti�n por procesos

 

Advantages of process management automation

 

Vantagens da automa��o da gest�o de processos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: lbegnini@itsjapon.edu.ec

 

 

Ciencias T�cnicas y Aplicadas ���

Art�culo de Investigaci�n

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* Recibido: 23 de mayo de 2022 *Aceptado: 12 de junio de 2022 * Publicado: 15 de julio de 2022

 

 

1. Instituto Superior Tecnol�gico Jap�n, Ecuador.
2. Instituto Superior Tecnol�gico Jap�n, Ecuador.
3. Instituto Superior Tecnol�gico Jap�n, Ecuador.

Resumen

La gesti�n por procesos es la disciplina que combina el conocimiento de la tecnolog�a de la informaci�n y el conocimiento de las ciencias de la gesti�n aplicado a los procesos operativos de los negocios, disciplina que ha recibido una considerable atenci�n en los �ltimos a�os debido a la capacidad que posee para incrementar la productividad y ahorrar costos. Por otra parte, al referirse a la automatizaci�n se habla de aquellos sistemas que permiten transferir labores y tareas de producci�n, generalmente realizadas por operadores humanos, al conjunto de elementos tecnol�gicos disponibles, lo cual origina ventajas importantes, tal como mejorar las condiciones de trabajo del personal, optimizaci�n del tiempo en el desarrollo e incremento de la seguridad de los procesos y la simplificaci�n de la ejecuci�n al integrar la producci�n con la gesti�n. La presente revisi�n bibliogr�fica tiene por objetivo identificar las principales ventajas de la automatizaci�n de los procesos empresariales, haciendo un an�lisis de los t�rminos involucrados, es decir, gesti�n por procesos y automatizaci�n, as� como conocer los lineamientos para aplicar esta automatizaci�n y una visi�n general de lo que se espera en el futuro, considerando el constante desarrollo tecnol�gico que marca los actuales tiempos.

Palabras Clave: Gesti�n por procesos; automatizaci�n; organizaci�n; procedimientos; negocios.

 

Abstract

Process management is the discipline that combines information technology knowledge and management science knowledge applied to business operational processes, a discipline that has received considerable attention in recent years due to the ability you own to increase productivity and save costs. On the other hand, when referring to automation, one speaks of those systems that allow the transfer of work and production tasks, generally carried out by human operators, to the set of available technological elements, which originates important advantages, such as improving the working conditions of the staff, time optimization in development and increased process safety and execution simplification by integrating production with management. The objective of this bibliographic review is to identify the main advantages of automating business processes, analyzing the terms involved, that is, process management and automation, as well as knowing the guidelines to apply this automation and an overview of what is expected in the future, considering the constant technological development that marks the current times.

Keywords: Process management; automation; organization; procedures; business.

Resumo

A gest�o de processos � a disciplina que combina o conhecimento da tecnologia da informa��o e o conhecimento da ci�ncia da gest�o aplicada aos processos operacionais de neg�cios, uma disciplina que tem recebido consider�vel aten��o nos �ltimos anos devido � capacidade que possui de aumentar a produtividade e economizar custos. Por outro lado, quando se fala em automa��o, fala-se daqueles sistemas que permitem a transfer�ncia de tarefas de trabalho e produ��o, geralmente realizadas por operadores humanos, para o conjunto de elementos tecnol�gicos dispon�veis, o que origina vantagens importantes, como a melhoria do funcionamento condi��es da equipe, otimiza��o do tempo no desenvolvimento e aumento da seguran�a do processo e simplifica��o da execu��o integrando a produ��o com a gest�o. O objetivo desta revis�o bibliogr�fica � identificar as principais vantagens da automatiza��o de processos de neg�cios, analisando os termos envolvidos, ou seja, gest�o de processos e automa��o, bem como conhecer as diretrizes para aplicar essa automa��o e uma vis�o geral do que se espera no futuro , considerando o constante desenvolvimento tecnol�gico que marca os tempos atuais.

Palavras-chave: Gerenciamento de processos; automa��o; organiza��o; procedimentos; o neg�cio.

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Introducci�n

Actualmente la globalizaci�n y el entorno cada vez m�s competitivo son caracter�sticas que influyen de manera directa en todos los procesos empresariales, por esta raz�n las organizaciones muestran un creciente inter�s en alcanzar y demostrar que poseen un �ptimo desempe�o operacional, elevados beneficios y una gran productibilidad y rentabilidad, logrando esto mediante el empleo de todas las herramientas que existen a su disposici�n, fundamentalmente las de control y de gesti�n de procesos.

Por otra parte, el desarrollo tecnol�gico ha propiciado una constante innovaci�n y el desarrollo de tecnolog�as de la informaci�n y comunicaci�n que han originado sistemas automatizados aplicables a diversos sectores productivos, adem�s de educativos, pol�ticos y sociales, generando una serie de ventajas competitivas que fundamentalmente reduce costos, ahorra tiempo y las hace m�s productivas, siendo estos elementos los que establecen la importancia de la automatizaci�n de la gesti�n de procesos.

La presente revisi�n bibliogr�fica tiene por objetivo identificar las principales ventajas de la automatizaci�n de los procesos empresariales, haciendo un an�lisis previo de los t�rminos involucrados tales como gesti�n por procesos, automatizaci�n, los lineamientos para aplicar esta automatizaci�n y una visi�n general de lo que se espera en futuro, considerando el constante desarrollo tecnol�gico que marca los actuales tiempos.�� �

 

Gesti�n por procesos

La gesti�n por procesos, tambi�n conocida como Business Process Management (BPM), es la disciplina que combina el conocimiento de la tecnolog�a de la informaci�n y el conocimiento de las ciencias de la gesti�n y lo aplica a los procesos operativos de los negocios. Esta disciplina ha recibido una considerable atenci�n en los �ltimos a�os debido al potencial que posee para incrementar de forma significativa la productividad y ahorrar costos. Actualmente existen una gran cantidad de sistemas de gesti�n por procesos, los cuales consisten en software gen�ricos que est�n impulsados ​​por dise�os de procesos expl�citos para promulgar y administrar procesos operativos comerciales (van der Aalst, 2013).

A partir de la revoluci�n industrial, la productividad se ha ido incrementando debido a las innovaciones t�cnicas, las mejoras en la organizaci�n del trabajo y el uso de la tecnolog�a de la informaci�n, Sin embargo,� el origen de la gesti�n de procesos se remonta a Adam Smith (1723-1790) quien mostr� las ventajas de la divisi�n del trabajo, continuando con Frederick Taylor (1856-1915) que introdujo los principios iniciales de la administraci�n cient�fica, mientras que Henry Ford (1863�1947) introdujo la l�nea de producci�n para la producci�n en masa, todas estas ideas est�n presentes hoy en d�a y se utilizan en los actuales sistemas BPM, lo que indica que la gesti�n de procesos tiene variadas ra�ces que incluyen la inform�tica y la ciencia de la gesti�n (van der Aalst, 2013).

Por otra parte, las empresas est�n obligadas a adaptarse y mejorar continuamente para poder satisfacer los m�ltiples requerimientos del mercado, especialmente por la continua evoluci�n de los factores intervinientes, lo cual origina muchos cambios, considerando entre estos factores la apertura de fronteras debido a la globalizaci�n y el consecuente aumento de la competencia; el desarrollo de nuevas tecnolog�as, fundamentalmente el Internet que ha propiciado el surgimiento de nuevas formas de hacer negocio y, sobre todo, haciendo accesible a los clientes cantidades inmensas de informaci�n; la reducci�n del ciclo de vida de los productos lo cual convierte al tiempo en una de las principales variables competitivas; as� como el desarrollo de la calidad como concepto competitivo clave (L. S�nchez & Blanco, 2014).

En consecuencia, la gesti�n por procesos aparece como un sistema de gesti�n orientado, en primer lugar, a optimizar la eficiencia interna y, en segundo lugar, a eliminar todos aquellos factores que el cliente no valora, lo que la convierte en una filosof�a a considerar, especialmente en los complicados tiempos actuales para los negocios y las empresas (L. S�nchez & Blanco, 2014)

Algunos autores han afirmado que la gesti�n por procesos puede existir con o sin tecnolog�a o sin ella, sustentando esta consideraci�n en una pr�ctica que utiliza la norma ISO 9001:2015, donde todas las actividades que conforman la gesti�n por procesos involucran un mecanismo de an�lisis para la observaci�n, medici�n, control y alcance de la optimizaci�n, estando delimitada solamente por el modo de operar de la organizaci�n (Alzate-Iba�ez, 2017).

La implementaci�n de la BPM se presenta como la herramienta de gesti�n empresarial m�s efectiva para las organizaciones independientemente del rubro o �rea que exploten (Robledo, 2016). Considerando que la gesti�n por procesos tiene la capacidad de mejorar la eficiencia y la productividad, minimizar costos, reducir errores y de proporcionar visibilidad sobre el negocio en el cumplimiento de los procesos y objetivos (Supelano, 2015).

 

Automatizaci�n de la gesti�n por procesos

La automatizaci�n se refiere al sistema que permite transferir labores y tareas de producci�n, las cuales son usualmente realizadas por operadores humanos, a un conjunto de elementos tecnol�gicos. El funcionamiento se compone de dos partes, primero, una parte operativa que se encarga de trabajar de manera directa sobre la m�quina y la segunda parte representa al mando, que corresponde a la tecnolog�a programada, quedando en evidencia que la automatizaci�n origina una serie de ventajas importantes, tal como la mejora de las condiciones de trabajo del personal, optimizaci�n del tiempo en el desarrollo de procesos tediosos e incremento de la seguridad en los mismos, adem�s de la simplificaci�n de procedimientos al integrar la producci�n con la gesti�n (Villegas Ocampo, 2016).

 

En la actualidad la automatizaci�n de procesos ha cobrado gran importancia debido a la constante innovaci�n y al desarrollo de tecnolog�as de la informaci�n que ha originado diversos sistemas de informaci�n para variados sectores econ�micos, educativos, pol�ticos y sociales, por nombrar los principales (M. S�nchez et al., 2011).

Por otra parte, es importante tomar en cuenta que un entorno estable debe ser el principal objetivo de una organizaci�n, sin embargo, solo la implementaci�n de un sistema de control de gesti�n no hace que sea adaptable, la empresa debe estar preparada y condicionada para enfrentar los constantes cambios para el desarrollo de la misma (Mej�a & Gavilanes, 2020).

Con respecto a la automatizaci�n de la gesti�n por procesos se puede afirmar que entre todos los objetivos que posee la reducci�n de costos es fundamental, alcanzando esta reducci�n por medio de las integraciones entre aplicaciones con el fin de reemplazar los procesos manuales. De esta forma se potencia el tiempo de atenci�n de las actividades y tareas, adem�s de minimizar los errores humanos susceptibles de cometerse al desarrollar las labores de forma manual (Flokzu, 2018).

 

Lineamientos para la automatizaci�n de los procesos

De acuerdo a Supelano (2015) con el fin de lograr la automatizaci�n de procesos es conveniente seguir una serie de lineamientos generales que permitan la generaci�n y manejo de documentos electr�nicos y datos, algunos con intervenci�n humana y otros autom�ticos, generados tanto por la gesti�n de procesos como por la integraci�n con otros sistemas, siendo estos lineamientos a seguir para la automatizaci�n los siguientes:

1.     Es importante que las organizaciones apliquen la automatizaci�n de procesos por medio de una estrategia de acceso paulatino.

2.     Previo a la aplicaci�n de la automatizaci�n de procesos, estos deben ser descritos y diagramados, incluyendo, fundamentalmente, todas las actividades que la componen, detallando el alcance y las �reas de adopci�n de las reglas de la empresa.

3.     Es importante que el sistema de gesti�n de procesos que se vaya a aplicar no requiera de programaci�n o generaci�n de c�digo, esto con la finalidad que el usuario funcional tenga la posibilidad de modelar y ejecutar los procesos.

4.     El proceso que se vaya a implementar debe estar muy bien definido y explicado.

5.     De acuerdo al modelo de documentaci�n propuesto durante la adaptaci�n de la automatizaci�n se debe documentar, modelar y simular el proceso.

6.     Con la finalidad organizar el modelo con miras a generar valor y optimizar el mismo debe mantenerse en todo momento un pensamiento cr�tico, de eficiencia y efectividad en el proceso, igualmente de esta manera se evita la automatizaci�n de errores.

7.     Es necesario realizar un an�lisis completo del proceso con el fin de identificar las actividades primordiales, aquellas que est�n sobrecargadas operativamente y aquellas consideradas adecuadas para ser ejecutadas por el sistema y no por personas.

8.     Debe excluirse toda informaci�n que no ofrezca alg�n aporte a la automatizaci�n, por tanto, los formularios del proceso deben contener solamente la informaci�n pertinente y requerida para el an�lisis o la toma de decisiones.

9.     De acuerdo con las pol�ticas de la organizaci�n el flujo del proceso debe soportar la confidencialidad, la integridad y el resguardo de la informaci�n.

10.  No debe duplicarse informaci�n entre las bases de datos de la organizaci�n.

11.  Es importante que se garantice el empleo de una interfaz basada en Web Services la cual permite el intercambio de datos entre aplicaciones y la interoperabilidad con los sistemas de otras organizaciones.

12.  El acceso a la aplicaci�n debe ser facilitada por una clave de usuario y contrase�a.

13.  La informaci�n debe ser presentada con los privilegios pertinentes a los usuarios autorizados para acceder a ella, usarla, modificarla o eliminarla.

 

Beneficios de la automatizaci�n

Los beneficios que se pueden obtener aceptando BPM como metodolog�a y aplic�ndola a trav�s de la tecnolog�a se reflejan, particularmente, en la posibilidad de llegar a alcanzar m�ltiples innovaciones, definiendo el t�rmino de innovaci�n como aquellas aplicaciones de software para la ejecuci�n de los procesos con el fin de almacenar las normas de la empresa y monitorear el desempe�o de los procesos, sin dejar de lado la sinergia que debe existir entre estos dos aspectos (Ahmad & Van Looy, 2020).

 

Asimismo, se�ala Porras (2007) una serie de beneficios de la automatizaci�n de la gesti�n de procesos, que pueden ser consideradas como un compendio de todas las ventajas descritas y analizadas por diversos autores y art�culos especializados:

1.     Permite realizar un an�lisis de costos de cada una de las actividades, tiempos, generaci�n de alertas, alarmas, entre otros indicadores de utilidad en la operaci�n de la organizaci�n, lo que resulta es un excelente factor para la reducci�n de tiempo y dinero.

2.     Facilita la alineaci�n entre la estrategia y la ejecuci�n al simplificar la comunicaci�n por medio de un sistema automatizado que proporciona una plataforma visual y organizada donde todos los usuarios tienen una vista centralizada.

3.     Ofrece agilidad, permitiendo cambios r�pidos y en tiempo real sobre los procesos, aumentando la productividad, lo cual establece una excelente medici�n para el �xito o fracaso de las organizaciones.

4.     Colabora con los requerimientos de auditoria y otras �reas del proceso, mediante la incorporaci�n del rastreo de cada una de las etapas, permitiendo monitorear cada una de las interacciones originadas por los procesos que desarrolla BPM, manteniendo la conformidad con las normativas y regulaciones a la que las organizaciones se encuentran sujetas, facilitando el cumplimiento.

5.     Facilita la labor de modelar y optimizar los procesos de toda la organizaci�n, lo que representa una mejora notable en el rendimiento al reducir el tiempo dedicado a tareas y labores redundantes.

6.     Estrecha la relaci�n entre la tecnolog�a de la informaci�n y la empresa, por tanto, los cambios en los procesos son detectados de manera inmediata al estar soportados en un software.

7.     Permite la estandarizaci�n total, debido que una vez que el proceso se modela, simula y configura, es ejecutado en un sistema de gesti�n de procesos. Por tanto, cada vez que un usuario realiza un proceso, el mismo se convierte en una acci�n est�ndar para toda la organizaci�n. Se destaca aqu� la importancia de los manuales de procedimientos de las normas ISO 9000 que dan la posibilidad de ser controlados y ejecutados de manera din�mica, lo que aporta confianza en los procesos operativos.

8.     Orientaci�n al cliente, considerando que las organizaciones se deben principalmente a estos, raz�n por la cual es importante y necesario tener en cuenta su opini�n permitiendo que estos se benefician de un mejor soporte inform�tico, un servicio de atenci�n al cliente receptivo y una amplia variedad de opciones para los art�culos o servicios que desean.

 

Entre todos los beneficios que aporta la implementaci�n y automatizaci�n de la gesti�n por procesos tambi�n hay que mencionar el de lograr que las organizaciones alcancen una gran mejor�a en el control de las conexiones e interacciones entre las diversas etapas que forman parte del sistema. Es decir, permite obtener una visi�n general de la totalidad de los procesos de la organizaci�n, ya que por medio de lo que se conoce como mapeo de procesos, que no es m�s que el conjunto de acciones destinadas a identificar y analizar todas las etapas de una tarea o procedimiento, se puede desarrollar el levantamiento de informaci�n donde se identifica el funcionamiento y los responsables de las actividades que se realizan, los recursos que se emplean, entradas y salidas y las diversas correlaciones existentes entre los procesos (ISOTools, 2017).

Tambi�n se�ala Jim�nez (2020) que por medio de la automatizaci�n de la gesti�n por procesos, las empresas pueden alcanzar un funcionamiento m�s efectivo lo que a su vez incrementa la eficiencia de las mismas, lo cual representa una importante ventaja competitiva. Por tanto, aunque se requiere la identificaci�n de todos los procesos es fundamental identificar aquellos procesos que sean clave para el negocio, siendo estos el primer objetivo de la automatizaci�n.

 

Futuro de la automatizaci�n de procesos

En la actualidad uno de los cambios m�s caracter�sticos e importantes que se ha venido observando dentro de las organizaciones es la adaptaci�n, cada vez mayor, a las plataformas digitales, representando un modelo r�pido y �gil para negociar, acorde con las necesidades generadas, especialmente a causa de la pandemia, que ha obligado a otorgarle prioridad a la automatizaci�n de procesos, desplazar los sistemas a la nube (cloud) e implementar la inteligencia artificial en todas las operaciones, sobre todo en las consideradas esenciales (Wacker, 2020).��

La inteligencia artificial como parte importante del progreso tecnol�gico pretende completar e incluso hacerse cargo de pr�cticamente todas las tareas que actualmente realizan las personas, raz�n por la cual se est� utilizando en varios campos y, especialmente, en el campo de los negocios presenta un futuro cada vez m�s prometedor (Vrbka & Rowland, 2020).

Respecto a la inteligencia artificial y las innovaciones de los procesos comerciales autores como Marrella (2019) se�ala que las t�cnicas de planificaci�n automatizadas pueden ser aprovechadas para permitir nuevos niveles de automatizaci�n y soporte con el fin de resolver problemas espec�ficos en el campo BPM de mejor manera con respeto a las soluciones codificadas. Por otra parte, Baldoni et al. (2019) desarrollan un enfoque basado en compromisos sociales para enriquecer los procesos empresariales con una capa normativa que define la coordinaci�n, considerando que estos procesos empresariales poseen el potencial para ser usados como medios naturales de coordinaci�n, en sustituci�n del empleo de lenguajes usados para crear procesos de negocios a partir de m�ltiples servicios web.��

Continuando con las m�ltiples aplicaciones de la inteligencia artificial en las actividades empresariales se pueden mencionar estudios como el de Sustrova (2016) que indica que la inteligencia artificial puede ser utilizada para la gesti�n del ciclo de pedidos de las empresas, conduciendo a una reducci�n de la cantidad de bienes comprados y los costos de almacenamiento, adem�s de predecir la cantidad de art�culos que se pedir�n con el fin de reducir las compras y los costos de inventario. Mientras que el de Khalyasmaa et al. (2017) establece que un modelo basado en inteligencia artificial, que crea sistema de an�lisis de informaci�n sobre el an�lisis de riesgos tecnol�gicos de nueva generaci�n en centrales el�ctricas, puede ser utilizado como una herramienta independiente del sistema automatizado de evaluaci�n integral de riesgos, as� como tambi�n como un m�dulo para los sistemas empresariales modernos de gesti�n de los activos de producci�n de las empresas el�ctricas.

Lo anterior demuestra que son cada vez m�s las empresas que asumen la importancia de la automatizaci�n de la gesti�n de procesos, tomando en cuenta que el acto de adaptar los procesos de la mano con las necesidades de las empresas es un factor fundamental que origina significativas inversiones, desarrollo de la innovaci�n e incremento de activos inform�ticos (Figueroa, 2012).

Por tanto, las organizaciones, independientemente del �rea que desarrollen, realizan constantes mejoras en las t�cnicas de los procesos de negocios, encontrando un valor altamente significativo en la aplicaci�n de la disciplina de gesti�n a trav�s de la automatizaci�n.�� �

 

 

 

Conclusiones

En la actualidad, la automatizaci�n, conjuntamente con el cloud y la ciberseguridad, constituyen tecnolog�as indispensables para la gesti�n de procesos de las organizaciones, permitiendo que dediquen mayor tiempo a desarrollar estrategias de negocio y a tareas de valor, mediante el empleo de herramientas que brindan agilidad, eficiencia y rapidez.

Destacan entre las principales ventajas de la automatizaci�n la reducci�n del tiempo de respuesta de forma significativa en las empresas, originando que el procesamiento de datos sea mucho m�s r�pido y eficiente, aumentando de esta manera la productividad al realizar un mayor n�mero de tareas, adem�s que mejora el servicio al cliente interno y externo, todo lo cual genera ganancias que repercuten en una mayor eficiencia y competitividad.��

Cada empresa es �nica, por esta raz�n antes de adoptar la automatizaci�n como parte fundamental de la actualizaci�n de los procesos, es importante establecer prioridades y definir las necesidades en base a aquellas que se ajusten al tipo, tama�o y requerimientos organizacionales de la misma, con el fin de alcanzar una estrategia propia que logre concordancia con los objetivos empresariales, todo para obtener el mayor provecho y beneficio de la mano con las soluciones tecnol�gicas. ��

 

Referencias

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� 2022 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

(https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/).