Procesos de gestión documental y organización de archivos desde las nuevas tendencias tecnológicas: caso Ministerio de Inclusión Económica y Social MIES

Resumen

La gestión documental es el conjunto de procesos debidamente definidos que utilizan técnicas y tecnologías orientadas a la correcta organización de los documentos desde su creación hasta su disposición final. Los archivos en formato físico y digital se constituyen en evidencia de las acciones desarrolladas en el cumplimiento de las competencias de las entidades públicas y privadas. La tecnología ha revolucionado la manera de gestionar los procesos en la administración, es una tendencia que presenta un avance acelerado y la organización de archivos no escapa a esta realidad. El presente trabajo de investigación centró su objetivo en el análisis de los procesos de gestión documental y organización de archivos desde las nuevas tendencias tecnológicas: caso Ministerio de Inclusión Económica y Social MIES, de la ciudad de Portoviejo, para conocer los procedimientos implementados para la gestión de documentos físicos y digitales.  Como metodología se aplicó un enfoque cuanti-cualitativo o mixto para el tratamiento de los datos, de igual manera se aplicó el método de análisis documental en la revisión de los supuestos teóricos, haciendo uso del modelo analítico sintético. Como técnica de recolección de datos se diseñó una encuesta y ficha de observación, para auscultar las condiciones de preferencia de uso, seguridad y facilidad de acceso a los documentos físicos y digitales. Se concluyó que la cultura digital se impone, la institución debe implementar programas que apoyen el proceso de creación de documentos digitales y digitalización de aquellos en formato físico o papel para una adecuada preservación del fondo documental del MIES.